2014/2 | Praxis Wissensmanagement | Mind Map
MindMapping gestern und heute – eine Erfolgsgeschichte
Nehmen wir den Duden zur Hand, so erhalten wir zum Thema MindMapping folgende Definition: „Methode, Gedanken in Form von Schlagwörtern oder Bildern aufzuzeichnen, zu sammeln, zu ordnen und zu gliedern".
Der Begriff MindMapping ist mir bei der Arbeit mit Einzelpersonen oder im Unternehmensumfeld in den vergangenen zehn Jahren immer häufiger begegnet. Er wurde im Gleichklang mit Schlagwörtern wie Brainstorming, Ideensammlung, Strukturierung und Gliederung von umfangreichen Projektanforderungen oder unter dem Aspekt des „kurz und schnell einen Überblick verschaffen" genannt. Waren es zu Anfang immer nur einzelne Fürsprecher und Anwender, so hat sich die Gemeinde der Nutzer vor allem in den vergangenen vier Jahren sehr stark vergrößert und es haben sich in Unternehmen abteilungsübergreifend die unterschiedlichsten Anwendungsszenarien entwickelt.
Für die meisten Anwender kommt es immer mehr darauf an, ihre umfangreichen Sammlungen von Daten, Fakten, Informationen oder Wissen nicht nur in einem umfangreichen Maße in Maps zu strukturieren bzw. zu dokumentieren, sondern auch mit bereits vorhandenen Materialien aus den unterschiedlichsten Quellen zu ergänzen, zu kombinieren oder durch zielgerichtetes Suchen in bereits vorhandenen Arbeiten Kontexte herzustellen, die bei neuerlichen Aufgabenstellungen mit ähnlichen Voraussetzungen als Unterstützung der Startphase solcher Projekte wieder herangezogen werden können. Immer unter dem Aspekt, Synergien zwischen bereits geleisteten und zukünftigen Aufgabenstellungen zu erkennen und zu nutzen.
MindMapping als Navigationshilfe
MindMapping als Start in eine Arbeitsphase im Team oder auch erst im stillen Kämmerlein für den Einzelnen ist für viele nach eigener Aussage nicht mehr wegzudenken und für ihre tägliche Arbeit immens wertvoll geworden. Dabei kristallisiert sich bei den Gesprächen und den gemeinsamen Projekten immer mehr heraus, dass die Anwendung der Methode und die Ergänzung der ersten Gedanken, respektive Strukturen, durch weitere, konkrete Informationen mit dem Ziel geschehen, eine zentrale Stelle zu schaffen, die so ausgestaltet ist, dass sie als Navigationshilfe zu den wichtigsten Elementen, die für die Realisierung der anfallenden eigenen Aufgaben nötig sind, dienen kann und den Abruf solcher Informationen in großen Maße zulässt und somit vereinfacht. Ich spreche an dieser Stelle gerne vom „Cockpit-Gedanken" oder der „Cockpit-Map", die auf einer übergeordneten Organisations- bzw. Projektebene die wichtigsten Informationen und Knotenpunkte für die anstehenden Aufgaben oder Themenerörterungen bzw. Berichte etc. enthält.
Wissen finden, Wissen bündeln
Es zeigt sich, dass dieses Bestreben in der einen oder anderen Form und Ausprägung immer häufiger Anwendung findet. Aus den Erfahrungsberichten lässt sich ableiten, dass die Verringerung von Suchzeiten in der täglichen Arbeit durch die Verwendung des Mapping-Grundgedankens und die damit entstehenden Zeitfenster gerne in die Qualität anderer Arbeiten investiert werden.
Unterstützt wird diese Herangehensweise sicherlich durch die immer stärkere Verbreitung von Software-Applikationen, die in einem großen Maße die Integration von weiteren Informations- und Wissensquellen und den Zugriff auf solche mit Hilfe von zentralen Maps vereinfachen. Durch die Möglichkeiten der Programme spielt es plötzlich nur noch eine untergeordnete Rolle, wo Daten liegen. Sie können in der Regel ohne größere Probleme einer applikationsgestützten Ideensammlung hinzugefügt werden oder es lässt sich darauf verweisen, im besten Fall auch verlinken. Der direkte Zugriff aus einer „Cockpit-Map" auf andere Quellen wird durch einen Klick mit der Maus möglich und die Informationen stehen zur weiteren Bearbeitung oder Ergänzung zur Verfügung. Durch die Vergabe von eigenständig definierten Selektionskriterien wird es dem Anwender möglich gemacht, die so in einer „Cockpit-Map" zusammengeführten Daten durch die Bestimmung von Suchparametern mit unterschiedlichem Fokus zu verdichten und aufzubereiten.
Auf diese Weise lassen sich neue Perspektiven und andere Sichtweisen auf die zusammengetragenen Informationen realisieren. Inhalte können mit Blick auf unterschiedliche Anforderungen angepasst und abgerufen werden. Umfangreiche Strukturen werden so immer wieder nutzbar und benutzerdefiniert abrufbar gemacht, ohne die ursprüngliche Struktur einer derartigen Übersichts-Map dauerhaft verändern oder gar aus der Hand geben zu müssen.
Praxisfall: MindMaps in der Personalarbeit
Ein Beispiel aus der Praxis ist eine Map, die neuen Mitarbeitern bzw. neuen Mitarbeiterinnen zum Antritt der neuen Arbeitsstelle ausgehändigt wird. Diese zeigt dann die Ablaufstrukturen der ersten zehn Arbeitstage in den unterschiedlichen Schritten auf. Den Neuankömmlingen werden darin Informationen über die Bereitstellung von Dienstausweisen und die computertechnische Ausstattung, die Beschreibung der Sicherheitsrichtlinien des neuen Arbeitgebers, Hinweise auf und Auszüge aus notwendiger Literatur für anstehende Projekte bis hin zu Terminen mit Vorgesetzten und Teammitgliedern zur Verfügung gestellt. Damit liegen alle notwendigen Informationen inklusive der wichtigsten Ansprechpartner vor, um sich gleich zu Beginn schnell zu Recht zu finden und die Integration in die vorhandenen Organisationsstrukturen zu vereinfachen. In anderen Fällen dienen Maps als Vorlagen für Zielvereinbarungsgespräche, geben einen Überblick über Projektinhalte und die daraus resultierenden Aufgaben und Realisierungszeiträume oder werden zur Darstellung und Umsetzung von Forecast-Planungen eingesetzt.
Collaboration: MindMapping ist Teamarbeit
Auch Anforderungen an das gemeinsame und gleichzeitige Bearbeiten von Map-Inhalten werden bei den Kunden immer häufiger thematisiert und zum Teil auch schon umgesetzt. So wird die Map-Ausgestaltung im Team möglich und zum Collaborative Work Management erweitert. Eigene Cloud oder On-Premise Konzepte verschiedener Anbieter sind vorhanden. So werden dann auch länderübergreifende Projekte in einer Map, die in einer zentralen, immer erreichbaren Ablagestruktur verfügbar ist, gemanagt.
Komplexe Maps: Anforderungen werden immer vielschichtiger
Immer wieder werden natürlich die Fragen laut, welche Applikation bei der Umsetzung der Methode das Maß der Dinge ist bzw. sich in dem jeweiligen Unternehmenskontext am besten einsetzen lässt. Hier beginnt der Gewissenskonflikt. Geht es wirklich nur um das reine MindMapping in seiner ursprünglichen Anwendungsform, so reichen sicherlich kleinere Applikationen. Auch Toni Buzan hat seine eigene, wirklich ansprechende Software entwickelt.
Bei den oben beschriebenen Anforderungen der Kunden verlässt der Anwender jedoch relativ früh den reinen MindMapping Gedanken. Und zwar immer schon dann, wenn es darum geht, der Map für uns weiterführende Informationen hinzuzufügen. Ob dies nun ein Zweiganhang ist, der Link auf eine Datei oder einen zentralen Projektordner oder die Abbildung einer Navigationsstruktur ins eigene Netzwerk.
Darüber hinaus werden immer intensiver Schnittstellen zu Microsoft Outlook, Lotus Notes oder gar zu SharePoint-Seiten genutzt. Die Möglichkeit der Darstellung von Projektstrukturplänen bzw. Gantt-Diagrammen wird erwartet, Export-Möglichkeiten zu verschiedenen Microsoft-Office-Applikationen oder PDF-Formaten sind Voraussetzung, um in der Kommunikation mit Anwendern ohne Mapping-Erfahrung erarbeitete Inhalte transportieren zu können.
Mindmapping mit dem MindManager
In den vergangenen Jahren habe ich immer wieder Funktionsumfänge einzelner Applikationen getestet, von der Freeware bis hin zur Business-Lösung. Es hat sich gezeigt, dass der MindManager aus dem Hause der Mindjet GmbH meiner persönlichen Arbeitsweise an ehesten entspricht. Kunden, die ich mit Hilfe des MindManager an das MindMapping heranführe, sind vom Funktionsumfang und der optimierten Handhabung sehr angetan. Mindjet arbeitete in den vergangenen Jahren verstärkt an der Ausgestaltung von modularen Trainings- und Videokonzepten zum Thema und hat im Portfolio auch Lösungen für das Thema Arbeiten im Team, also Antworten auf die wesentlichen Fragen aus dem Kundenumfeld, in dem ich maßgeblich tätig bin. Darum bleibt der MindManager hier das Tool meiner Wahl.
Fazit
Zu sehen, wie sich MindMapping immer stärker durchsetzt und wie diese Arbeitstechnik vermehrt auch schon zu einem sehr frühen Zeitpunkt im Unterricht an Schulen vermittelt wird, lässt hoffen, dass zukünftig das „DIN A4 Blatt quer" noch häufiger bei der Strukturierung von umfangreichen und komplexen Datensammlung und vor allem als Basis für Business-Projekte zum Einsatz kommt.