Strategisches Outsourcing erfordert ein intelligentes Projektmanagement

Outsourcing liegt wieder im Trend. Ob in der Industrie, bei Dienstleistungsunternehmen oder öffentlichen Organisationen, viele Aufgaben werden an externe Unternehmen vergeben. Die Ziele sind dabei fast immer dieselben: die eigene Struktur schlank halten und sich auf das eigene Kerngeschäft konzentrieren oder sich Expertenwissen einkaufen. Zumeist werden Dienstleistungen wie Buchhaltung oder Datenmanagement outgesourct, immer öfter aber größere Aufgaben wie das komplette Marketing oder die IT. Wer sich für Outsourcing und damit für eine langfristige strategische Partnerschaft entscheidet, muss die Schnittstellen zwischen dem eigenen Betrieb und dem externen Partner kommunikativ und praktisch gestalten. Projektmanagement, Organisationsentwicklung und Kommunikationsprozesse bis hin zu einem Abgleich der beiderseitigen Businesskulturen sind unabdingbar, wenn Outsourcing gelingen soll.

„Outsourcing funktioniert leider nicht nach dem Prinzip ‚raus und läuft‘“, erklärt Jens Wörmann, Geschäftsführer des interdisziplinären Expertenverbundes Ultimo mit Sitz in Bielefeld. Vertrauen, sich aufeinander einlassen und eine eindeutige kommunikative und prozesstechnische Planung vor dem Start der Zusammenarbeit seien unbedingt nötig. „Kenntnisse aus dem Projektmanagement sind sehr hilfreich, wenn Outsourcing gelingen und fruchtbar sein soll“, sagt der Diplom-Betriebswirt, der in seinem Verbund rund 100 Berater und Dienstleister organisiert, darunter viele Experten, die sich als Outsourcing-Partner anbieten. Briefings, klare Aufgabenbeschreibungen, die Absprachen, wer mit wem wann und worüber sprechen soll und darf sowie definierte Umsetzungsziele seien auch nur Teilbereiche. Oft ginge Outsourcing viel weiter: Gemeinsame IT-Strukturen, Personalplanungen auf beiden Seiten bis hin zu langfristigen gemeinsamen Marktstrategien seien oft ebenfalls notwendig.

„Schon wer seine Buchhaltung nach außen gibt oder eine Werbeagentur beauftragt, bekommt dies teilweise zu spüren“, weiß Wörmann aus Erfahrung. Das lasse sich aber in der Regel noch einfach gestalten. Wenn es um das komplette Outsourcing von Geschäftsfeldern gehe, seien aber ganz andere Dimensionen des Managements nötig. „Bis hin zu kulturellen Aspekten und Unternehmenswerten.“

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