New Work: Beiersdorf beschleunigt Kulturwandel am Arbeitsplatz Office 365

Mit den Tools von Microsoft Office 365 treibt das global führende Hautpflegeunternehmen Beiersdorf eine neue Art der Kommunikation und Zusammenarbeit voran. Dabei setzt der Konzern vor allem auf eines: den Pioniergeist der Mitarbeiter weltweit. Um zu funktionieren, erfordert New Work bekanntermaßen beides: agile Strukturen und Denkweisen und die passenden digitalen Tools, um diese abzubilden. Beiersdorf setzt hierbei auf die Wechselwirkung zwischen Microsoft Office 365 und der Befähigung der Mitarbeiter, um neue Arbeitsmethoden im Unternehmen zu etablieren.

„Grassroot Initiatives“ fördern und nutzen

„Pioniergeist ist seit jeher etwas, das Beiersdorf auszeichnet. Neue Arbeitsweisen bieten den Mitarbeitern die Flexibilität, neue Ideen zu entwickeln und diese eigenverantwortlich voranzutreiben“, so Julian Kupfer, Corporate Communications Manager bei Beiersdorf. Mithilfe der Cloud-basierten Office 365 Tools stärkt der Konzern gemeinsam mit Microsoft die unternehmensweite Vernetzung und den Wissensaustausch über alle Standorte hinweg, etwa durch zeit-, orts- und Geräte-unabhängiges Arbeiten. Agile Gruppen finden sich durch Lösungen wie Yammer oder Teams unkompliziert zusammen, um sich auszutauschen. „Damit ermöglichen und erleichtern wir die Entstehung von Eigeninitiativen unserer Mitarbeiter – sogenannten ‚Grassroot Initiatives‘ – auf neue Art und Weise. Diese nutzen wir wiederum in der globalen Kommunikation, um den Wandel im Unternehmen zusätzlich zu beschleunigen.“

Ein Beispiel für eine solche Grassroot-Initiative ist die eigens mit PowerApps entwickelte Anwendung QualityOnShelf. Bisher setzte Beiersdorf zur Qualitätskontrolle der Ware am Verkaufsort (Point of Sale) auf die manuelle, stichprobenartige Überprüfung durch global agierende Teams. Camila Kuhn, Global Quality Manager bei Beiersdorf, wollte diesen aufwändigen Prozess durch neue, moderne Tools ablösen. „Mit Microsoft PowerApps realisierten wir mit unserer IT in nur 92 Tagen die QualityOnShelf-App, ohne externe Schulungen und ohne eine Zeile Code“, so Camila Kuhn. Über eine intuitive Benutzeroberfläche können nun nicht nur die zuständigen Qualitätsmanager, sondern alle Beiersdorf Mitarbeiter weltweit beschädigte Waren fotografieren sowie Barcode, GPS-Standort und die Ladenfiliale erfassen. „Die Möglichkeiten zur Datenvisualisierung in Power BI und der reibungslose Transfer in SharePoint zur weiteren Verarbeitung sparen unseren Kollegen viel Zeit. Wir gewinnen tagesaktuelle, relevante Erkenntnisse – ein großer Mehrwert für das Qualitätsmanagement.“

Mut für Innovationen mit dynamischer Optimierung

„Gerade in international tätigen Großunternehmen helfen smarte, integrierte Tools, Wissenssilos aufzubrechen und die standortübergreifende Kommunikation zu fördern. Beiersdorf geht hier voran und sendet ein wichtiges Signal für die Branche und Konzerne weltweit, die Potentiale digitaler Prozesse für sich zu nutzen“, sagt Alain Genevaux, Leiter der Microsoft 365 Business Group bei Microsoft. Denn auch in der internen Kommunikation ging Beiersdorf einen innovativen Schritt: Basierend auf der Cloud-Lösung SharePoint Online entwickelte Beiersdorfs Unternehmenskommunikation in Zusammenarbeit mit der IT-Tochter Beiersdorf Shared Services (BSS) und Microsoft ein digitales Zuhause für alle Mitarbeiter weltweit, das sogenannte „younited“. Als Vorreiter in der Branche verzichtete Beiersdorf dabei auf eine vorgelagerte Nutzeroberfläche. Stattdessen setzt das Unternehmen auf den Sharepoint Online-Standard, um zusätzliche Entwicklungsaufwände zu vermeiden und unmittelbar von Microsoft-Updates profitieren zu können. Die neue Landingpage ersetzt die Office 365-Startseite und vereint die neuen Microsoft-Kollaborations-Tools mit der Informationswelt des früheren Beiersdorf Intranets.

younited steht außerdem exemplarisch für den Kulturwandel bei Beiersdorf: Die Entwicklung folgte dem MVP-Ansatz (Minimum Viable Product). Dabei werden Produkte schneller als in klassischen Entwicklungszyklen auf den Markt gebracht, getestet und dann auf Basis aktueller Anforderungen und Nutzer-Feedbacks dynamisch optimiert. „Natürlich sind hierbei auch Reibungsverluste entstanden. Nicht jeder der 20.000 Kollegen hat Verständnis für die Schwachstellen, die es bei dem Ausrollen eines solchen Systems nach dem MVP-Ansatz zunächst immer gibt“, sagt Ivan Brkic, Teamleiter Modern Digital Workplace bei BSS. „Dennoch waren wir erstaunt davon, wie schnell große Teile der Organisation die neue Plattform und damit verbundenen Tools annahmen noch bevor zentrale Schulungen angeboten und die Kommunikation hierzu gestartet war.“ Das bestätigt auch Melanie Neeven, Projektleiterin seitens der Unternehmenskommunikation: „Insbesondere unsere globalen Tochtergesellschaften sind schnell auf Office 365 und younited aufgesprungen. Einerseits haben die Länder mehr Gestaltungsspielraum durch lokalisierte younited-Seiten. Auf der anderen Seite sind alle Mitarbeiter weltweit durch Office 365 besser miteinander vernetzt, was Barrieren abgebaut und das globale Zusammengehörigkeitsgefühl gestärkt hat.“

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