Kostenloser Leitfaden: Wie leistungsfähig sind Ihre DMS/ECM-Prozesse?

Zwar nutzen viele Unternehmen schon länger ein elektronisches Dokumenten- bzw. Enterprise-Content-Management (DMS/ECM), dessen Leistungsfähigkeit wird aber praktisch nie unter die Lupe genommen. Zu den Ursachen gehört, dass es an den methodischen Voraussetzungen fehlt, um Kennzahlen zur Bewertung der Qualität und Kosten von DMS/ECM-Prozessen zu entwickeln. Das digital intelligence institute (dii) hat deshalb einen praktischen Leitfaden herausgegeben, mit dessen Unterstützung sich die relevanten KPIs generieren lassen, um eine Leistungssteuerung vornehmen zu können.

„Mit der zunehmenden Digitalisierung der Unternehmen rückt auch die Performance und Wirtschaftlichkeit der Prozesse in den Vordergrund“, betont Prof. Ayelt Komus, wissenschaftlicher Leiter des dii. Bislang hätten sich Leistungsanalysen und Optimierungsmaßnahmen auf die DMS/ECM-Systeme begrenzt, tatsächlich hätten sie aber nur teilweise Einfluss auf die Prozessqualität. „Wenn beispielsweise hohe Durchlaufzeiten oder deutliche Fehlerquoten entstehen, lässt sich dies nicht über das Softwaresystem korrigieren, sondern man muss die Abläufe analysieren und dort die möglichen Schwächen identifizieren.“

In der Praxis stelle jedoch häufig die Entwicklung der dafür notwendigen Kennzahlen noch eine Schwierigkeit dar, weil sich erst in geringem Umfang ein entsprechendes DMS/ECM-Controlling etabliert habe. Insbesondere fehle es in den Unternehmen und Institutionen vielfach an einem vollständigen Kennzahlensystem für eine systematische Leistungsanalyse und -steuerung.

Der Leitfaden zielt deshalb darauf ab, praxisnahe Hilfestellungen zu liefern, wie die relevanten Kennzahlen für DMS/ECM-Prozesse generiert werden können. Er widmet sich dabei insgesamt elf Kennzahlen, vier betreffen die wirtschaftlichen und sieben die qualitativen Aspekte. „Die darin formulierten Vorschläge sind so angelegt, dass sie praktikabel sind und sich möglichst einfach umsetzen lassen“, erläutert Komus.

Der Leitfaden kann auf der dii-Website kostenlos heruntergeladen werden.

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