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Vorbereitung und erste Schritte

Wer sich um eine kurze Vorbereitung der Digitalisierung kümmert, kann den Aufwand der Umstellung massiv verkürzen. Erstens ist es dazu wichtig, die Umstellung auf digitale Formate voranzutreiben. Welche Dokumente, Briefe und Unterlagen können künftig direkt digital ins Büro gesendet werden? Eine kurze Bitte bei den Absendern reicht in der Regel aus, um dies zu erreichen. Auch der eigene Postausgang kann nach diesem Prinzip umgestellt werden. Es gibt immer einige Sendungen und Formate, die in Zukunft besser digital übermittelt werden können.

Doch was ist mit jenen Unterlagen, die nach einer Unterzeichnung verlangen? Auch die digitale Signatur ist in diesen Tagen kein Problem. Dienste zur digitalen Unterschrift machen es möglich, bei einer zweifelsfreien Authentifizierung der eigenen Person die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen. Die sogenannte eSignatur und ihre Anbieter müssen dazu strenge Auflagen erfüllen. Auf diese Weise ist die digitale Signatur genauso rechtsverbindlich wie normale Unterschriften auf Papierformat.

Die passende Organisation

Zu Beginn der Umstellung ist auch der richtige Umgang mit den verbliebenen Dokumenten in Papierform von Bedeutung. Hier stellt sich stets die Frage, ob das Original digital archiviert werden sollte. Falls ja, so kann nun ein Scanner dabei helfen, die Archivierung auf dem Computer abzuschließen. Wichtig ist immer die zweifache Sicherung, um sich ausreichend vor einem möglichen Datenverlust abzusichern. Auf diese Weise ist dafür gesorgt, dass immer eine Sicherungskopie abgerufen werden kann.

Für alle neu hinzukommenden Dokumente ist ein gutes Ordnungssystem von größter Bedeutung. Dazu zählt zum einen die Anforderung, die Dokumente genau und treffend zu benennen. Am besten wird der Dateiname immer nach einer bestimmten Formel ausgewählt, um Verwechslungen ausschließen zu können. Für die Anlage der Dateiordner gibt es nun unterschiedliche Möglichkeit. Entweder wird ein eigenes System entworfen, das beim Wiederfinden aller Dateien hilfreich ist. Alternativ stehen die Angebote unterschiedlicher Dienstleister im World Wide Web zur Verfügung. Sie bieten bessere Übersichten an, die gerade bei großen Datenmengen von Vorteil sein können.

Diese Hardware ist notwendig

Wer seine Ablage endlich ins digitale Format bringen möchte, der ist dafür auch auf etwas Hardware angewiesen. Den ersten Schritt macht dabei ein vernünftiger Scanner für alle Dokumente. Dieser muss möglichst schnell und effizient arbeiten. Im besten Fall kann ein Stapel Papier einzeln abgegriffen werden, ohne jedes Blatt einzeln einlegen zu müssen. Dies spart auf Dauer sehr viel Zeit und Nerven. Solche Geräte sind derzeit schon für mittlere dreistellige Beträge im Handel erhältlich.

Wer mehrseitige Dokumente, wie zum Beispiel Verträge, digitalisieren möchte, der macht sich oft an lästigen Klammern zu schaffen. Ein Klammerlöser ist eine sichere und simple Variante, um sich dieser Aufgabe anzunehmen. In Anbetracht des geringen Preises lohnt es sich umso mehr, auf diese Unterstützung zu setzen. Um zu jeder Zeit das Original und den digitalen Scan zuordnen zu können, empfehlen Experten außerdem einen Paginierstempel. Seine automatisch fortlaufende Nummer bietet dafür den notwendigen Anhaltspunkt. Ansonsten ist nur noch ein Aktenvernichter notwendig, um sich um die überschüssigen Dokumente kümmern zu können.