Artikel-Archiv
Individuelle Landkarten durch den Infodschungel
von Steven Bashford
Visualisierung ist beliebt. Nicht nur, dass uns jeden Tag in den (sozialen) Medien zahlreiche Infografiken begegnen. Kaum ein Messestand kommt mehr ohne aufwändige Präsentationstechnologie aus. Die Liste ließe sich beliebig verlängern. Und der Trend geht weiter und hält nun auch Einzug in die Unternehmens-IT.
Visualisierung ist beliebt. Nicht nur, dass uns jeden Tag in den (sozialen) Medien zahlreiche Infografiken begegnen. Kaum ein Messestand kommt mehr ohne aufwändige Präsentationstechnologie aus. Die Liste ließe sich beliebig verlängern. Und der Trend geht weiter und hält nun auch Einzug in die Unternehmens-IT.
Nach mehr als 20 Jahren Digitalisierung jeglicher Kommunikation und Information sehen sich die Mitarbeiter aller Ebenen einer riesigen Schwierigkeit ausgesetzt: die digitalen Informationen sind zu einer wahren Flut angewachsen, und das Tag für Tag. Hielt man früher E-Mails für DAS Kommunikationsmittel der Zukunft, wird diese Art der Kommunikation zunehmend zur Belastung. 200 Mails am Tag sind keine Seltenheit mehr. Eine Mindjet-Studie fand kürzlich heraus, dass jede 5. E-Mail in Deutschland gar nicht mehr gelesen wird. E-Mails bestimmen immer mehr den Tagesablauf eines Büroarbeiters, To-Do-Listen und Projektpläne kommen oft erst zum Tragen, wenn die E-Mails abgearbeitet sind.
Den Wald vor lauter Bäumen nicht sehen
Es geht aber nicht nur um die Kommunikation. Die Datenflut in den Archiven, Wikis und sonstigen Informations- und Dokumentenmanagement-Systemen ist vielfach so hoch, dass der Einzelne die für ihn und seine aktuelle Aufgabe relevanten Informationen oft gar nicht mehr auffindet oder wiederfindet. Die oben erwähnte Studie ergab, dass die Beschäftigten im Durchschnitt 36 Minuten am Tag nach wichtigen Informationen suchen müssen. Das ergibt im Jahr 144 Stunden verlorene Zeit und kostet das Unternehmen über 4.000 Euro je Mitarbeiter.
Kein Wunder also, dass sich in den Unternehmen nach handhabbaren Methoden gesucht wird, der Informationsflut Herr zu werden. Und in diesem Zusammenhang setzt sich die Visualisierung von Informationen immer mehr durch. Eine oft angewandte Methode ist hierbei das Business Information Mapping. Diese Methode verfolgt das Ziel, die klaffende Lücke zwischen den bestehenden Informationssystemen und den Menschen, die die Information verarbeiten müssen, zu schließen. Business Information Mapping basiert dabei auf der Verknüpfung folgender Prinzipien: Visualisierung und dynamische Verarbeitung von Informationen. Während die Visualisierung das Verständnis von Informationen und Zusammenhängen innerhalb komplexer Datenmengen erleichtert, unterstützt der dynamische Aspekt die täglichen Anforderungen der individuellen Arbeitsprozesse der Mitarbeiter und die einfache und intuitive Sicherung des unternehmenseigenen Know-hows.
Die Kern-Herausforderung: Informationen in Wissen umwandeln
Wir alle sind häufig auf Informationen angewiesen, die über mehrere Informationssysteme verteilt sind. Die manuelle Abfrage von Daten ist nicht nur zeitaufwändig, der Zugriff auf verschiedene Systeme erfordert sehr oft auch umfassendes Fachwissen. Folglich werden viele bestehende Informationssysteme nicht effektiv genutzt. BI-Ansätze befassen sich mit der automatischen Aufbereitung und Bereitstellung von Informationen. Das Kernproblem bleibt hier jedoch bestehen: das Erkennen und Verstehen relevanter Informationen bei großen Datenmengen. Zudem werden die generierten Daten oft nur statisch angezeigt. Um Wissen und Verständnis der Daten zu sichern, muss die individuelle Nutzung der verfügbaren Informationen gewährleistet sein. Dazu müssen folgende Voraussetzungen geschaffen werden:
- Daten aus verschiedenen Informationsquellen effizient in einem Format konsolidieren und aufbereiten.
- Relevante Informationen übersichtlich abbilden und Zusammenhänge zwischen ihnen nachhaltig erkennen können.
- Individuelle Nutzung und Bearbeitung der Informationen und – ganz wichtig – die Generierung von Kontext ermöglichen.
Darüber hinaus müssen die erforderlichen Informationsquellen Kollegen zugänglich gemacht und alle relevanten Informationen und Zusammenhänge auf einfache und verständliche Weise dargestellt und kommuniziert werden können. Eine transparente Darstellung von Wissen ist auch im Projekt- und Aufgaben-Umfeld wichtig. Es ist auch hier entscheidend, dass alle Teammitglieder mit den Zielvorgaben und Aufgaben von Projekten und Prozessen vertraut sind, auch unter dem Aspekt, dass aus mangelhaftem Verständnis auch wichtiger Input verlorengehen kann.
Im Wesentlichen gilt es, sich folgenden Herausforderungen in der Teamarbeit zu stellen:
- Ideen und Informationen aller Beteiligten in gemeinschaftliches Wissen umsetzen.
- Ideen und Informationen der Teammitglieder effizient abbilden.
- Zielvorgaben, Aufgaben und Verantwortlichkeiten übersichtlich darstellen.
- Eine gemeinsame Kommunikationsbasis mit Hilfe einer allgemein anerkannten Plattform schaffen.
Die Lösung: mit visuellen Wissenslandkarten durch den Infodschungel
Um einerseits der Informationsflut Herr zu werden und andererseits die oben beschriebenen Herausforderungen zu meistern, bietet sich die Methode des Business Information Mapping an. Dabei geht es nicht darum, bestehende Informations- oder Dokumentenmanagement-Systeme zu ersetzen, sondern sie zum Zweck der Ergebnisoptimierung zu ergänzen. Business Information Mapping ist mehr als einfaches Mind Mapping. Zwar lassen sich mit simplen Mind Maps Ideen und Zusammenhänge gut visualisieren, doch muss eine professionelle „Wissenslandkarte" weit mehr leisten.
Zentrale Funktionen sind neben der Möglichkeit, hierarchische Beziehungen der einzelnen Informationen herzustellen, und die individuelle und flexible Anwendung vor allem eine dynamische Navigation und – last but not least – die Anbindung an andere Applikationen. Hierbei werden Informationen aus anderen Systemen in eine Map integriert und bei Bedarf auch synchron mit den originalen Daten gehalten. Nur so ist gewährleistet, dass die Business Maps jederzeit die aktuellen Informationen vorhalten. Via Schnittstellentechnologien (z.B. COM, Web-Services oder XML-Technologien) lassen sich Office-Dokumente, Outlook-Elemente wie E-Mails, Termine oder Aufgaben und sogar Sharepoint-Sites einbinden und bei Bedarf erweitern. Nicht fehlen sollten außerdem die Möglichkeit der Einbindung externer Informationsquellen wie Websites, RSS- oder Social-Media-Feeds.
Im Ergebnis entstehen Business Maps, die weit über herkömmliche Mind Maps hinausgehen. Sie stellen für Projekte, Prozesse oder Strategien visuelle Wissenslandkarten dar, die alle relevanten Informationen enthalten. Nicht nur das: Die Beteiligten Mitarbeiter können auf dieser Grundlage nicht nur Wissen generieren, sondern auch weitergeben und tagesaktuell einsetzen.
Der Erfolg der Methode spricht für sich: Wer einmal Business-mapt, lässt es nicht mehr sein. Denn es ist nicht nur effektiv sondern auch intuitiv und einfach zu erlernen. Nicht zuletzt ein Erfolgsfaktor für die große und schnelle Akzeptanz (grundlegend für die gemeinsame Nutzung in Teams und Unternehmen). Denn es macht auch Spaß.
Was ist Business Mapping?
Laut Wikipedia ist das sogenannte Business Mapping ein Synonym für eine besondere Strukturierungsmethode, bei der Begriffe oder Themen hierarchisch gegliedert und in Form eines Baums dargestellt werden. Dennoch gibt es im Vergleich zum klassischen Mindmapping durchaus Unterschiede: Zum einen wird Business Mapping fast ausschließlich computergestützt durchgeführt, während das traditionelle Mapping durchaus noch mit Stift und Papier realisiert wird. Zum anderen basiert eine Business Map oft auf einer ausformulierten Kernaussage, während beim Mindmapping der zentrale Begriff der Regel nur ein Wort ist.
