Artikel-Archiv

Vom Dokumentenmanagement zum automatisierten Wissensmanagement

von Wolfgang Sturz

Dokumentenmanagement-Systeme sind in vielen Unternehmen unabdingbarer Teil des übergreifenderen Wissensmanagements geworden. Aus diesem Grund ist die DMS EXPO vom 5. bis 7. September 2000 in Essen für uns ein Anlass, erstmalig eine Sonderausgabe unseres Fachmagazins herauszugeben. Doch wo finden sich eigentlich die Anknüpfungspunkte zwischen Wissens- und Dokumentenmanagement?

Dokumentenmanagement-Systeme sind in vielen Unternehmen unabdingbarer Teil des übergreifenderen Wissensmanagements geworden. Aus diesem Grund ist die DMS EXPO vom 5. bis 7. September 2000 in Essen für uns ein Anlass, erstmalig eine Sonderausgabe unseres Fachmagazins herauszugeben.

Doch wo finden sich eigentlich die Anknüpfungspunkte zwischen Wissens- und Dokumentenmanagement?

Am Anfang stand das Dokument, zunächst einmal völlig ohne Management, abgelegt in Leitz-Ordnern oder Hängeregistern ? und damit nur für einen kleinen, exklusiven Kreis von Wissenden verfügbar.

Dann kam die EDV und mit ihr das Dokumentenmanagement. Dokumente wurden gescannt, erfasst, gespeichert und in mehr oder weniger komfortablen EDV-Systemen verwaltet. Das funktioniert, solange ein solches Archiv von Null aufgebaut und von Anfang an sauber indiziert wird. Das funktioniert aber nicht mehr, wenn die Eingabe oder die Erstellung von Dokumenten, wie bei global tätigen Organisationen üblich, dezentral und unstrukturiert erfolgt. Dann entstehen in kürzester Zeit Informationsfriedhöfe, in denen zwar viel gespeichert, aus denen aber kaum etwas herausgeholt werden kann.

Aus diesem Dilemma heraus wurden in den 80er und 90er Jahren zunächst EDV-Lösungen für Workflow-orientiertes Dokumentenmanagement entwickelt. Doch auch hier entstand schnell Wildwuchs und damit ein immenser Aufwand in der Datenpflege. Bei der Erfassung der oft unüberschaubaren Altbestände versagt so ein System völlig, denn für die manuelle Validierung und Indizierung würden dann nicht nur viele Mannjahre, sondern Kalenderjahre benötigt.

Deshalb waren weitere Entwicklungen hin zu Systemen, die eine automatische Textanalyse und -klassifikation vornehmen können, erforderlich. Hier wird es nun richtig spannend, denn damit wird erstmals die bisher dem Menschen vorbehaltene Aufgabe der inhaltlichen Auswertung großer Textmengen automatisiert: Der Rechner erlernt die manuell vorgegebenen Klassifizierungskonzepte und ordnet alle anderen Dokumente nach den gleichen Prinzipien. Er kennt die Lesewünsche und sucht Dokumente, die diesem Muster entsprechen.

Damit stehen heute Systeme zur Verfügung, die wirkliche Ansätze zu einer Automatisierung des Wissensmanagements bieten. Es lässt sich bisher allerdings kaum absehen, welche Folgen solche Entwicklungen auf die Arbeitswelt und auf die Gesellschaft haben werden. Natürlich ist es hilfreich, wenn die EDV bei den Recherchen hilft und die individuell gesuchten Informationen präzise aus den weltweit verfügbaren Informations(un)mengen herausfiltert und aufbereitet. Der Preis dafür: Die EDV muss die individuellen Vorlieben und Erwartungen des Informationssuchenden kennen und sich daraus ein genaues Informationsbedarfsprofil für jeden einzelnen Mitarbeiter zurechtlegen. Damit haben wir den gläsernen Mitarbeiter. Ist dieser Preis gerechtfertigt?

Ich denke, dass wir mittlerweile gar nicht mehr vor dieser Wahl stehen. Der Mitarbeiter der Zukunft muss ein Knowledge Worker sein. Er muss in der Lage sein, sich das für seine Arbeit jeweils aktuell erforderliche Wissen auf dem schnellsten Wege zu besorgen. Und das ist nun einmal nur noch mit Hilfe der EDV möglich, unter der notwendigen Bedingung, dass man sich selbst dieser EDV gegenüber öffnet.

Wie gesagt, die Entscheidung ist wohl schon gefallen. Trotzdem ist es nicht nur sinnvoll, sondern auch sehr wichtig, sich über diese Aspekte regelmäßig Gedanken zu machen.

Eine Gelegenheit dazu bietet die DMS EXPO in Essen. Dort werden primär die neuesten EDV-Technologien für Dokumentenmanagement und Wissensmanagement vorgestellt. Es wird aber auch die Möglichkeit zum Nachdenken über die Auswirkungen der EDV auf Mensch, Arbeitswelt und Gesellschaft geboten. Das geschieht in einer Reihe von Vorträgen und Diskussionsforen. Sie sind herzlich dazu eingeladen!

Einen erfolgreichen Besuch auf der DMS EXPO wünscht Ihnen Ihr

Dr. Wolfgang Sturz

Dr.- Ing. Wolfgang Sturz

Herausgeber

P.S.:

Am 6. September findet um 16 Uhr im Forum der Halle 1 der DMS EXPO eine Podiumsdiskussion zu eben diesem Themenkreis statt.