wissensmanagement - August / September 2022

Titelthema

Changen Sie den Change: So gelingen Wandel und Transformation!

Immer und immer wieder scheitern Wissensmanagement- und Digitalisierungsvorhaben, weil die neu eingeführten Prozesse & Tools nicht die ersehnten Mehrwerte erzielen. Mangelnde Akzeptanz, zu geringe Nutzerzahlen und Schatten-IT machen die einst hoch gepriesenen Projekte zu reinen Kostentreibern, die sich lediglich als rote Zahlen noch in der Bilanz wiederfinden. Häufig liegt es jedoch gar nicht daran, dass die falsche Lösung ausgesucht wurde, sondern am unzureichenden Changemanagement. Neue IT, neue Methoden und neue Workflows bedeuten Veränderung. Und Veränderungen fallen den meisten Menschen schwer. Das gilt insbesondere für das Berufsleben, in dem der Arbeitsalltag häufig so voll getaktet ist, dass keine Zeit bleibt, um neue Vorgehensweisen zu erlernen oder gar zu verinnerlichen. Changemanagement setzt genau hier an. Es zeigt Mehrwerte auf, die für die Mitarbeiter so viel Entlastung mit sich bringen, dass sie die Veränderungen nicht nur mürrisch zur Kenntnisnehmen, sondern sie mit Begeisterung herbeisehnen. Worauf es dabei ankommt und wo Changemanagement ansetzen sollte, lesen Sie in der aktuellen Ausgabe von „wissensmanagement– Das Magazin für Digitalisierung, Vernetzung & Collaboration“.



Editorial

Changemanagement reloaded

von Oliver Lehnert

Es ist kein Geheimnis, dass viele Wissensmanagement- und Digitalisierungsprojekte scheitern. Die Gründe dafür sind vielfältig: So können IT-Tools am tatsächlichen Bedarf vorbei konzipiert werden, die Nutzererwartungen nicht erfüllen oder ihr Potenzial aufgrund mangelnder Akzeptanz verfehlen. Die möglichen Ursachen für den ausbleibenden Projekterfolg sind heterogen und organisationsspezifisch. In aller Regel lassen sie sich - zumindest zum überwiegenden Teil - auf einen gemeinsamen Ursprung zurückführen: falsches oder unzureichendes Changemanagement.


Praxis Wissensmanagement

Big Data | People Analytics: Vertrauen & Transparenz – statt Kontrolle?

von Prof. Dr. Thomas Hess, Dr. Rahild Neuburger, Maren Gierlich-Joas

Im digitalen Zeitalter sehen sich Führungskräfte mit einer steigenden Datendurchdringung im Unternehmen konfrontiert, die zu veränderten Fragestellungen führt. Je mehr prozessbezogene Daten [1] bei der täglichen Bewältigung der Tätigkeiten am Arbeitsplatz erfasst werden, desto besser lassen sich diese Daten auch nutzen, um beispielsweise individuelle Auswertungen durchzuführen oder die zugrundeliegenden Prozesse zu verbessern. Technisch sind auf der Basis der erfassten prozessbezogenen Daten Tracking- und Kontrollaktivitäten möglich. Beispiele gibt es mittlerweile v.a. im Bereich der People Analytics. Gerade auf der Grundlage von Künstlicher Intelligenz erlauben diese Tools immer bessere tätigkeitsbezogene Analysen, bessere Vorhersagen über zukünftig oder aktuell benötigte Mitarbeiterprofile sowie Handlungsempfehlungen zur Zusammenstellung und Führung von Teams. [2] Dass die Datenzentriertheit gerade für Führung und HR-Abteilungen immer relevanter wird, verdeutlichen nicht nur der steigende Funktionsumfang sowie die Verbreitung dieser Tools in Unternehmen. Viele Unternehmen führen zudem Positionen wie den "Head of People Analytics" ein, wodurch die Datenzentriertheit von HR-Abteilungen nochmals unterstrichen wird.


Best Practice | Interne Kommunikation: Stadt Zirndorf setzt auf Messaging

von Jennifer Köhler

Der Einsatz von portablen Medien wie Laptops und Smartphones bei Behörden und in kommunalen Verwaltungen steigt stetig. So auch die Nutzung von digitalen und mobilen Kommunikationslösungen. Es ist nicht verwunderlich, dass Beamtinnen und Beamte dabei unbedarft auf private Messaging Apps wie WhatsApp & Co. zurückgreifen, um sich effizient und reibungslos auszutauschen. Das Problem: Messaging Apps für den Privatgebrauch zählen im Behördenumfeld zu einer so genannten Schatten-IT und bieten aufgrund von erheblichen Schwächen hinsichtlich Datenschutz, Sicherheit, Administration, Integration und Support, eine große Angriffsfläche für Cyberangriffe. Für die IT-Abteilung der Stadt Zirndorf stand daher außer Frage, stattdessen auf eine DSGVO-konforme Kommunikationslösung zu setzen. Heute profitieren die Stadtverwaltung im Rathaus und die angrenzenden Referate wie Bauhof, Touristeninformation, Volkshochschule bis hin zur Feuerwehr von einer einfachen und sicheren digitalen Kommunikationslösung.


Kommunikation | Smart Office: Kommunikationsprozesse standardisieren

von Michael Hartwig

Telefonanahmen, Terminvereinbarungen & Co. stehen in vielen Branchen regelmäßig an - sei es in handwerklichen Berufen, bei Ärzten, Anwälten oder anderen Tätigkeiten, die ein Sekretariat erfordern. Bis heute nehmen viele Chefs den Hörer selbst ab - und reißen sich damit aus ihrem Flow und ihrer wertschöpferischen Arbeit. Häufig gehen sie davon aus, ihr Geschäft sei derart individuell, dass nur Fachleute ihre Anrufe annehmen könnten. Doch kann es gelingen, das Unternehmenswissen so zu standardisieren, dass auch Externe kompetent am Telefon Auskunft geben können, so dass wieder mehr Zeit für die eigentliche Arbeit bleibt?


Titelthema

Changemanagement | Changen Sie den Change! So gelingen Wandel & Transformation

von Anne M. Schüller

Die Zukunft ist wie ein Laufband. Wer stehen bleibt, fällt sofort hinten runter. Und das Laufband ist auf superschnell eingestellt. Zudem lauern Ungewissheiten an jeder Ecke. Geopolitische Aktivitäten, der sich dramatisierende Klimawandel und die Neukombination bislang getrennter Technologien und Industrien sorgen für vielerlei Wechselwirkungen, die sich im Vorfeld gar nicht absehen lassen. Jede technologische Verbesserung führt dazu, dass die nächste Verbesserung rascher erreicht werden kann. In einem derart dynamischen, unvorhersehbaren Umfeld ist es unmöglich, im Voraus zu wissen, was funktionieren wird und was nicht. Wer zögerlich wartet, wie sich das Ganze entwickelt, wird nicht schnell genug sein, um die Vorsprünge anderer einzuholen. In diesem Kontext gehören nicht nur Geschäftsmodelle, sondern auch klassische Change-Prozesse auf den Prüfstand.


Veränderungsprozesse | Change: Veränderung oder Anpassung?

von Dr. Anke Nienkerke-Springer

Krisen, Konflikte und der Druck zur ständigen Veränderung gehören zum New Normal. Die Lust und Fähigkeit zur Veränderung wird zur Schlüsselkompetenz auf allen Unternehmensebenen. Voraussetzung sind Flexibilität und Anpassungsfähigkeit sowie ein agiles Mindset. Allerdings wird dabei häufig die Reflexion der Frage vergessen, welche Haltung notwendig ist, um Veränderungskompetenz zu entwickeln und Veränderungen durchzuführen.


Interkulturelles Wissensmanagement | Cross-cultural Changemanagement in heterogenen Teams

von Sabine Machwürth

"Das wird schon funktionieren." Nach dieser Maxime planen Unternehmen oft Projekte, an denen Personen aus verschiedenen Ländern mitwirken, denn sie unterschätzen meist die kulturellen Unterschiede im Bereich Kommunikation und Kooperation.


Leadership 2.0 | Führen mit Gefühl? Veränderungsprozesse sind emotional

von Dr. Dieter Lederer

Der goldene Schlüssel zu wirkungsvoller Führung in Veränderungsprozessen wurde schon oft versprochen. Gefunden wurde er trotz permanent auftauchender neuer Konzepte und abertausenden Seiten in Change-Publikationen allerdings noch nicht. Warum das so ist, gehört zu den spannendsten Fragen im Management überhaupt. Eine der wichtigsten Antworten darauf ist die fehlende Einsicht vieler Führungskräfte in die Notwendigkeit, sich selbst emotional in Prozesse zu involvieren, die ihre Mitarbeiter betreffen.


Grundlagen & Theorien | Changeability braucht einen Metaframe

von Dr. Reiner Czichos

Transformationsmanagement ist weit mehr als nur Changemanagement. Es genügt nicht, an einigen Stellschrauben zu drehen, um den Erfolg von Veränderungsprozessen sicherzustellen. Notwendig ist ein umfassender proaktiver Ansatz, der die Veränderungsfähigkeit der gesamten Organisation gewährleistet, und damit Nachhaltigkeit. Unternehmen brauchen eine hohe Veränderungs-Fitness, um in der VUCA-Welt mit all ihren überraschenden Veränderungen zu überleben.


Best Practice | Veränderungsstau im Öffentlichen Sektor?

von Dr. Svea von Hehn, Anne Kübart

Bei zentralen Zukunftsfragen wie der Digitalisierung und dem Klimawandel ist die Öffentliche Hand gefordert wie selten zuvor. [1] Die Verwaltung soll digitaler werden, nicht zuletzt für eine kundenorientierte Schnittstelle zu den Bürgern - so möchten es die Bundesregierung, Länder und auch Kommunen. [2] In der Praxis jedoch hinkt der Öffentliche Sektor der Privatwirtschaft deutlich hinterher. Wandel scheint hier nur schleppend voranzukommen. Der weit verbreitete stereotype Fingerzeig auf den "Typ Mensch in Behörden" verurteilt ungerechtfertigt die Einzelnen. Mit der Perspektive der Verhaltensökonomie erschließt sich hingegen ein anderer Blickwinkel - sie fokussiert auf den Stellenwert der Rahmenbedingungen und leitet pragmatische und erprobte Maßnahmen ab.


Digitalisierung

IT-Sicherheit | In 5 Schritten zur Secure Content Collaboration

von Andreas Dirscherl

Der schnelle, orts- und geräteunabhängige Austausch von Informationen und das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten gehören zu den bedeutendsten Errungenschaften der Digitalisierung. Für viele Unternehmen hat dabei die Sicherheit der Informationen zu jeder Zeit oberste Priorität. Genau das gewährleistet ein virtueller Datenraum - und der Weg dorthin ist gar nicht schwer.


IT-Tools | Digitaler Wandel: Neue (IT-)Lösungen zu Ende denken

von Helmut Scherer

Wenn neue und aufwendig entwickelte Lösungen oder Prozesse in einem Unternehmen eingeführt werden, dann erwarten sich die Verantwortlichen einen Mehrwert, für den sich der Aufwand gelohnt hat: effizientere Arbeitsabläufe, höhere Qualität und finanzielle Entlastung. Umso ärgerlicher ist es, wenn die Neuerungen sich nicht wie gewünscht umsetzen lassen oder von der Belegschaft nicht angenommen werden. Um das zu vermeiden, müssen Unternehmen bereits im Vorfeld unterschiedliche Gesichtspunkte bei der Planung beachten und vorausdenken.


Human Resources

Demografie | Great Resignation: Automatisierung als Ausweg?

von Annette Maier

Der ohnehin angespannte deutsche Arbeitsmarkt wurde durch die Pandemie noch stärker strapaziert. Gleichzeitig beobachten Experten weltweit ein Umdenken in Sachen Arbeit. So ist der Begriff "Great Resignation" entstanden. Geprägt wurde er vom amerikanischen Organisationspsychologen Anthony Klotz, der bereits vor zwei Jahren prognostizierte: "Viele Menschen werden ihren Arbeitsplatz verlassen, wenn die Pandemie vorüber ist und das Leben wieder zur Normalität zurückkehrt." Auch das Weltwirtschaftsforum hat sich mit diesem Begriff auseinandergesetzt. Die Great Resignation ist inzwischen auch in Deutschland angekommen.


Organisationsentwicklung | So gelingt die agile Transformation

von André Häusling

Noch längst nicht alle, aber immer mehr Unternehmen sind auf dem Weg in die agile Organisation. Manche sind eher vorantastend unterwegs, andere wagen eine intensive Reorganisation. Letztere durchlaufen einen Prozess im Zeitraffer, den bedächtigere Unternehmen ihrerseits nach und nach meistern. Beides hat Vor- und Nachteile in sich rasant verändernden Zeiten, die dennoch eine nachhaltige Veränderung brauchen. Entscheidend ist damit für jede Organisation, das für sie selbst und ihre Rahmenbedingungen bestmögliche Entwicklungstempo aufzunehmen und durchzuhalten.


Wissenstransfer | Community of Practice: Wissensaustausch mit Mehrwert

von Sandra Weis

Das Wissen von Mitarbeitern ist kostbar. Doch dieses Know-how wird oftmals - bewusst oder unbewusst - nicht weitergegeben. Dies kann für ein Unternehmen schwerwiegende Nachteile mit sich bringen. Besonders, wenn ein Unternehmen mit dem demografischen Wandel im eigenen Haus zu kämpfen hat oder ein Fachkräftemangel herrscht. Demnach sollte das Wissen unbedingt - auch im Interesse von Kunden - erhalten, weitergegeben und ausgebaut werden. Durch eine Community of Practice können Unternehmen den Wissensaustausch und -transfer fördern sowie den potenziellen Kunden in spe einen Pluspunkt liefern, von dem beide Seiten profitieren.


Trends

Risikomanagement | Wissenverlust-Risikoanalyse: Ist Ihr organisationales Wissen in Gefahr?

von Prof. Dr. Claus-Ekkehard Koukal

Das Management von Wissen soll einerseits dessen maximale Nutzung sicherstellen, andererseits aber auch dessen ungeplanten Verlust vermeiden. Die neu entwickelte Methode der Wissensverlust-Risikoanalyse (WVRA) sucht systematisch nach akuten Gefahren von Wissensverlusten innerhalb des Unternehmens, um sie zielgerichtet und prioritätsgesteuert zu eliminieren.

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