Kollaborativ, agil, erfolgreich: Projektmanagement mit SharePoint

2019 werden besonders innovationsgetriebene Branchen bis zu 65 Prozent ihrer Aufgaben in Form von Projekt realisieren, so die Prognose der Gesellschaft für Projektmanagement. Vor sechs Jahren lag der Anteil noch bei der Hälfte. Branchenübergreifend zieht das Gros der Unternehmen fast die Hälfte der Wertschöpfung aus Projekten. 

Kein Projekterfolg ohne Kollaboration

Projektarbeit steht hoch im Kurs und gewinnt stetig an Bedeutung hinzu. Umso wichtiger ist es, dass sie detailliert geplant und erfolgreich umgesetzt wird. Doch unklare Zielsetzungen und unrealistische Zeitvorgaben führen noch zu häufig zum Scheitern. Zu den größten Problemen zählen außerdem unzureichende Abstimmung, mangelnde Kommunikation, zu hohe Komplexität und lückenhaftes Reporting. Grund dafür ist oftmals fehlende Kollaboration.

Projektmitarbeiter verbringen schlichtweg zu viel Zeit auf der Suche nach relevanten Informationen, der aktuellsten Fassung eines Dokuments, dem Organisieren von Meetings oder dem Erstellen von To-Do-Listen. Hinzu kommen langwierige Kommunikationswege. Mitarbeiter in unterschiedlichen Zeitzonen und an verstreuten Orten führen zu Verzögerungen für das gesamte Team. 

Vernetzte Projektarbeit mit SharePoint

SharePoint löst diese Probleme, indem es das gesamte Projektwissen zentral verwaltet und im Sinne des Digital Workplace zeit- und ortsunabhängig zugreifbar macht – und zwar in Echtzeit:

  • Über das Aufgabenmanagement lassen sich To-Dos steuern und Meilensteine überprüfen. 
  • Die Dokumentenverwaltung sorgt dafür, dass alle Informationen in der neuesten Version verfügbar sind.
  • Über die Kommunikationsfunktion können sich die einzelnen Projektmitglieder in Echtzeit austauschen, selbst wenn sie in verteilten Teams zusammenarbeiten.
  • Das Rechtemanagement garantiert, dass nur diejenigen Mitarbeiter das Projektwissen einsehen oder Änderungen vornehmen können, die auch die entsprechende Autorisierung dafür haben.

Darüber hinaus lassen sich Termine unkompliziert abstimmen, Online-Besprechungen einberufen und Projektberichte gemeinsam weiterentwickeln. Änderungen sind dabei jederzeit nachvollziehbar. So verfügen alle Beteiligten über maximale Transparenz und haben stets den aktuellen Stand ihres Projektwissens und -fortschritts im Blick.

Für die Einheitlichkeit im Dokumenten-Dschungel sorgt zudem die Dokumentenbibliothek. Hierüber lassen sich neuen Dokumenten Vorlagen zuordnen. So ist garantiert, dass auch neue Teammitglieder stets das richtige Layout für Protokolle, Berichte und Reportings verwenden.

SharePoint als goldener Mittelweg

Hand aufs Herz: Gehören auch Sie zu den Unternehmen, die ihre Projektarbeit noch größtenteils über Excel-Listen organisieren? Gerade bei komplexen Vorhaben stößt das Tabellenkalkulationsprogramm schnell an seine Grenzen. Zudem erschöpfen sich die kollaborativen Möglichkeiten dabei recht schnell.

Auf der anderen Seite der Projektmanagement-Werkzeuge stehen oft aufwändige Tools mit hohem Funktionsumfang, wie zum Beispiel Microsoft Project Server. Die angebotenen Features gehen dabei oft weit über den tatsächlichen Bedarf im Unternehmen hinaus. Die Mitarbeiter sind davon häufig schlichtweg überfordert.

SharePoint bietet den goldenen Mittelweg: Grundlegende Funktionen für die Projektarbeit gepaart mit der gewohnte Bedienoberfläche aus der Microsoft-Familie bieten eine ideale Grundlage für das unternehmensweite Projektmanagement. Und bei Bedarf gibt es eine Vielzahl an Add-ons und Tools, mit denen projektintensive Firmen SharePoint flexibel an ihre individuellen Anforderungen anpassen können.


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