Fachbeiträge

Ausgabe 6 / 2017
FachbeitragDokumentenmanagement

Mobile Datenerfassung optimiert das Berichtswesen bei Feuerwehr und Polizei

von Bernhard Scharf

Inhaltsübersicht:


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Wer schon einmal Zeuge eines Brandes geworden ist und die Feuerwehr bei ihrer Arbeit beobachtet hat, der weiß, dass diese nicht mit dem Löschen des Brandes erledigt ist. Ein weiterer zeitintensiver Teil des Einsatzes ist dessen Dokumentation und der abschließende Bericht. Viele Daten und Fakten müssen dafür erhoben und später verknüpft werden: auf Blöcken oder in Heften vermerkte Notizen, Bildmaterial, Daten aus der Erinnerung der Einsatzkräfte und vieles mehr.

Die Datenmenge muss möglichst vollständig zusammengetragen und dann in einem Bericht zusammengeführt werden. Diese Vorgehensweise in mehreren Teilschritten führt zu einer hohen Fehleranfälligkeit – insbesondere, da meistens mehrere Personen involviert sind. Dass dabei Dinge vergessen werden oder etwas verschwindet, scheint beinahe schon vorprogrammiert. Zudem ist der Prozess zeitaufwändig für alle Beteiligten. Also nichts, was ein Mitarbeiter gerne erledigt.

Die Qual der Wahl bei der Softwareauswahl

Auf IT basierende Lösungen für das Dokumentenmanagement helfen bei der sicheren und schnellen Dokumentation, einschließlich der Verlinkung zu den entsprechenden Kontexten und Zuständigkeiten – und werden somit zu einem wichtigen Bestandteil des Berichtswesens. Auf dem deutschen Markt sind inzwischen einige solcher Lösungen erhältlich. Die Angebote unterscheiden sich vor allem bei den Details, wie z.B. Speicherplatzgröße oder hinsichtlich der Flexibilität der Medienumwandlung. Eine Auswahl zu treffen fällt schwer, letztendlich ist die Entscheidung, welches Dokumentationstool eingesetzt wird – wie so oft – Geschmacks- und Überzeugungssache.

Viele dieser Dokumentationstools sind via Webbrowser zugänglich und damit auch mobil und von unterwegs aus zugänglich, wie z.B. die Software von TabTool. Solche IT-Werkzeuge unterstützen die mobile Datenerfassung und führen automatisch die Daten aller Beteiligten zusammen. Sie sind für alle mobilen Endgeräte wie iPod, Tablets oder Smartphones geeignet, die als Betriebssystem iOS oder Android nutzen, und übertragen die direkt vor Ort gewonnenen Daten – wie Fotos, Sprachaufzeichnungen, Notizen oder Videofilme – direkt in die Zielmedien der Institutionen, in der Regel also in die Dokumentationstools.

Datenschutz hat oberste Priorität

Da Polizei und Feuerwehr mit besonders sensiblen Daten agieren, sollte bei der Auswahl eines Dokumentationstools besonderes Augenmerk darauf gelegt werden, dass die Software nicht zum „Datensammler“ für andere Anwendungen mutiert. Im Idealfall ist das Tool als Stand-Alone-Lösung konzipiert, die optional über Schnittstellen mit fremder IT verbunden werden kann. In jedem Fall wird mit den Dokumentationstools ein Medienbruch vermieden, da eine manuelle Datenerfassung entfällt. Ist die Dokumentation abgeschlossen, ist zugleich auch der Bericht fertig.

Bis zu 90 Prozent Zeitersparnis beim Berichtswesen

Umgekehrt haben Polizei- und Feuerwehreinsatzkräfte mit einem Dokumentationstool bei Bedarf auch alle Daten stets mobil dabei – was zum Beispiel für die Ermittlungsarbeit nicht uninteressant sein dürfte – und sind zudem mit den Kollegen vernetzt. Eine permanente Internet-Verbindung ist dabei nicht notwendig, da die meisten Systeme auch offline arbeiten. Sobald der User wieder online ist, erfolgt eine Synchronisierung seiner Daten mit allen anderen Gruppenmitgliedern. Die marktüblichen Dokumentationstools sind durchgängig an jeden Prozess in den Institutionen anpassbar und können für eine starke Entlastung von Polizei und Feuerwehr bei der Dokumentationstätigkeit sorgen. Anwenderbeispiele aus anderen Branchen zeigen, dass mit dem Einsatz solcher Dokumentationstools bis zu 90 Prozent Zeitersparnis möglich sind.

Maßgeschneidert und schnell einsetzbar

Typischerweise handelt es sich bei der gängigen Dokumentationssoftware um Grundtools, die ohne viel Aufwand an spezielle Unternehmensbedürfnisse angepasst bzw. customized werden können. Da ein erheblicher Dokumentationsbedarf auch in anderen Branchen besteht, sind solche Tools längst bei Unternehmen z.B. aus der Baubranche und der Photovoltaik im Einsatz. Auch in der Industriemontage wird auf mobil nutzbare Dokumentationssoftware zurückgegriffen, z.B. um Arbeit und Besprechungen mit Kooperationspartnern zu dokumentieren und zu verwalten: Die Software fungiert hier als wichtiger Baustein des Lean Managements.

Fazit

Auch wenn das Label „proofed for police“ bzw. „proofed for firebrigade“ (noch) fehlen mag – die Basissysteme dafür stehen längst bereit und eine Adaptierung gängiger Dokumentationstools an die spezifischen Bedürfnisse von Polizei oder Feuerwehr steht zumeist nichts im Wege. Die Basissysteme müssen lediglich um die speziellen Inhalte, die für das jeweilige behördliche Reporting nötig sind, erweitert werden. Erfahrene Lösungsanbieter rechnen hier mit ein bis zwei Wochen, bis das Tool nach Fertigstellung der Spezifikation von sämtlichen Anwendern genutzt werden kann. Und dann heißt es: Zum Einsatz feeeeeertig!

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