2016/9 | Fachbeitrag | Best Practice
Berliner Gaswerke digitalisieren ihre Vertragsakten
Inhaltsübersicht:
- Wachsendes Vertragsvolumen erfordert systematische Lösung
- Alle Daten, Dokumente und Termine im Blick
- Vertragsprozesse lückenlos abbilden
- Digitalisierung der Papierakten
- Digitale Vertragsakte als Mobile App
Die Geschäftsbeziehungen zwischen GASAG und den verschiedenen IT-Anbietern sind in Rahmenverträgen, Einzelverträgen sowie Service Level Agreements (SLAs) geregelt. Um einen reibungslosen IT-Betrieb zu gewährleisten und gleichzeitig unnötige Kosten zu vermeiden, muss der Status der Verträge regelmäßig überprüft werden: Beinhalten etwa Software-Lizenzverträge die tatsächlich benötigte Anzahl an Benutzern oder besteht möglicherweise eine Über- oder Unterlizenzierung? Läuft ein Lizenzvertrag demnächst ab und muss verlängert werden? Enthalten Wartungsverträge alle benötigten Leistungen, z. B. nicht nur die Beseitigung von Bugs, sondern auch die Verbesserung der Performance? Soll ein Vertrag geändert, gekündigt oder verlängert werden, muss dies innerhalb der vertraglich vereinbarten Frist geschehen. Wird sie versäumt, bedeutet dies entweder Mehrausgaben oder eine Beeinträchtigung der IT-Prozesse im Unternehmen, im schlechtesten Fall beides.
Wachsendes Vertragsvolumen erfordert systematische Lösung
Bislang wurden die Verträge bei der GASAG als Papierdokumente in Aktenordnern aufbewahrt. Bei zusätzlichen Bestellungen der IT-Abteilung, die im SAP-System generiert und vom Einkauf ausgelöst wurden, druckte der Verantwortliche in der IT diese Dokumente aus und heftete sie manuell beim zugehörigen Rahmenvertrag ab. „Bei einem begrenzten Volumen an Verträgen funktioniert dieses System noch“, sagt Ronny Stamm, Leiter IT-Konzernstrategie bei der GASAG. „Als jedoch klar wurde, dass die Zahl der Dienstleister deutlich zunehmen würde, stand fest: Wir benötigen eine automatisierte Fristenkontrolle, die die verantwortlichen Mitarbeiter rechtzeitig darauf aufmerksam macht, wenn eine wichtige Frist abläuft.“ Daher beschloss man, eine digitale Vertragsmanagement-Lösung einzuführen, die per Schnittstelle mit SAP verknüpft werden sollte.
Alle Daten, Dokumente und Termine im Blick
Die Webanwendung erlaubt die zentrale, digitale Ablage sämtlicher Verträge, einschließlich dazugehöriger Dokumente wie etwa Bestellformulare, Korrespondenz und Notizen. Eine übersichtliche Benutzeroberfläche sorgt dafür, dass Mitarbeiter sich schnell zurechtfinden. Über eine Startseite gelangen sie in verschiedene Bereiche der Anwendung: In einem persönlichen Bereich erhalten Nutzer u. a. einen Überblick über anstehende Termine, deren Einhaltung sie verantworten, sowie über kürzlich angesehene oder bearbeitete Dokumente. Diese lassen sich auch direkt aufrufen und weiter bearbeiten. In einem anderen Bereich finden Mitarbeiter eine Übersicht über sämtliche Vertragsakten, auf die sie Zugriff haben. In jeder einzelnen Akte sind alle vertragsrelevanten Daten und Dokumente verfügbar – dazu gehören u. a. Informationen über Vertragsgegenstand, Vertragspartner, Vertragsbeziehungen, zuständige Abteilung, verantwortliche Mitarbeiter, Fristen, Berechtigungen und natürlich das Vertragsdokument selbst. Über den Bereich Katalog können Benutzer die gesuchte Vertragsakte schnell und einfach auffinden, sowohl per Volltextsuche als auch per Filtersuche nach Kategorien. Dabei ist durch ein Rollen- und Rechtesystem stets gewährleistet, dass der Zugriff auf ein Dokument nur für dazu berechtigte Benutzer möglich ist. „Mit der digitalen Vertragsakte haben wir eine viel bessere Kontrolle über unsere Verträge gewonnen“, sagt Ronny Stamm. „Insbesondere die Funktion der automatischen Fristenkontrolle erleichtert uns das Management der Vertragsbeziehungen enorm: Vor Ablauf einer Frist erhält der zuständige Mitarbeiter rechtzeitig eine Erinnerung per E-Mail, bei wiederholtem Nicht-Reagieren wird auch der Zweitverantwortliche benachrichtigt. Damit sinkt das Risiko, eine wichtige Frist zu versäumen, gegen Null.“
Vertragsprozesse lückenlos abbilden
Davon sollte nicht nur die IT-Abteilung profitieren, sondern auch alle anderen Bereiche der GASAG. Um sämtliche Dienstleister- und Partnerverträge des Unternehmens verwalten zu können, entwickelte das Unternehmen eine Schnittstelle zum SAP MM-Modul. Das Ziel: den gesamten Prozess von der Bestellanforderung an den Einkauf bis zum unterschriebenen Vertrag vollständig zu dokumentieren. Im Beschaffungsprozess spielt eine ganze Reihe von Dokumenten eine Rolle, bis es zum eigentlichen Vertragsabschluss kommt – Angebote, Kosten-/Nutzenanalysen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, interne Projektverträge usw. All diese Dokumente waren bislang an verschiedenen Stellen abgelegt: im optischen Archiv, in der SAP-Datenbank, schriftliche Korrespondenz häufig auch nur im E-Mail-Posteingang der jeweiligen Mitarbeiter bzw. in Papierordnern. Unter diesen Umständen war es bereits für die direkt betroffenen Fachabteilungen mühsam, die Übersicht über bestehende und zu schließende Vertragsverhältnisse zu bewahren. Noch schwerer hatten es die Rechtsabteilung und das Controlling, wenn es darum ging, Vertragsabschlüsse juristisch zu begleiten, eventuelle Risiken von Verträgen einzuschätzen und deren Wirtschaftlichkeit für das Unternehmen zu bewerten. Dank SAP-Schnittstelle werden heute viele in SAP gebuchte Bestellungen automatisch mit dem Vertragsmanagement verknüpft. Durch regelmäßige, automatisierte Synchronisation erscheinen auch alle weiteren in SAP erzeugten Dokumente zu einer Bestellung in der Vertragsakte und sind von dort aus zugänglich. Dokumente außerhalb von SAP lassen sich mit wenigen Klicks manuell ins Vertragsmanagement einstellen. Zur Vertragsakte gehören darüber hinaus Informationen zum Vertragspartner. Um widersprüchliche Angaben in SAP und der Vertragsmanagement-Software zu vermeiden, wurde über die Schnittstelle ein großer Teil der SAP-Lieferantenstammdaten ins Vertragsmanagement übertragen.
Digitalisierung der Papierakten
Mit der Einführung des Vertragsmanagements musste zudem der bestehende Papieraktenbestand von rund 50 Ordnern mit Vertragsdokumenten digitalisiert werden, um historische sowie aktuelle Vertragsinformationen im elektronischen Zugriff zu haben. Mitarbeiter der GASAG haben die Papierdokumente sukzessive gescannt, Vertragsakten angelegt und die digitalisierten Dokumente zugeordnet. Die Auskunftsfähigkeit zu den jeweiligen Vertragsbeziehungen war somit zu jedem Zeitpunkt sichergestellt.
Digitale Vertragsakte als Mobile App
Mit dem digitalen Vertragsmanagement verfügt die GASAG nun über ein unternehmensweit einheitliches System zur Bearbeitung, Überwachung, Auswertung und sicheren Ablage von Verträgen. Dies spart Mitarbeitern viel Zeit, da alle Schritte eines Vertragsprozesses an zentraler Stelle dokumentiert sowie sämtliche Informationen strukturiert und digital verfügbar sind. Neuerdings können einige Führungskräfte und die IT-Abteilung der GASAG das Vertragsmanagement sogar unterwegs nutzen: Möglich macht das eine mobile iOS-App, mit der sich Vertragsakten auch auf dem iPad bequem suchen, ansehen und bearbeiten lassen. Dies wird nicht der letzte Schritt gewesen sein, mit dem das Energieunternehmen seine ECM-Prozesse schlanker und zukunftsfähiger macht.
