wissensmanagement - April 2017

Titelthema

Social ECM: Sharen & Liken im Business-Kontext

Klassisches Dokumentenmanagement ist für unsere zunehmend flexiblere Arbeitswelt zu starr geworden, um mit der Entwicklung Schritt halten zu können und den Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht zu werden. Statt Dokumente lediglich anzulegen und zu bearbeiten sowie Veränderungen in Form von Versionierungen nachverfolgen zu können, wollen Wissensarbeiter ihre Inhalte heute aktiv teilen, auch mit externen Partnern – wie Lieferanten, Kunden und Steuerberatern. Doch während Sharen und Liken im Privatleben längst zu Selbstverständlichkeit geworden ist, scheuen Unternehmen noch immer den Schritt zum Social ECM. Dabei verspricht der Weg dorthin weit reichende Prozessoptimierungen, deutliche Kosteneinsparungen und eine produktivere Zusammenarbeit, auch über die Unternehmensgrenzen hinaus. Was Social ECM genau ist, wo die Chancen liegen und weshalb es sich noch immer nicht flächendeckend durchgesetzt hat, das lesen Sie in der aktuellen Ausgabe von „wissensmanagement – Das Magazin für Führungskräfte“.


Editorial

New Work – von der Vision zur Realität: Wir sind mittendrin!

von Oliver Lehnert

Unsere Gesellschaft wird immer flexibler, mobiler und agiler. Statt eine Betriebszugehörigkeit von 40 Jahren und mehr anzustreben – wie noch ihre Eltern – arbeiten insbesondere die Generationen Y und Z vor allem zeitlich befristet und projektgebunden. Dafür treffen sich die jungen Talente allerdings nicht mehr am Meetingtisch oder im Büro. Wie auch? Heute tüfteln weit verteilte Teams gemeinsam an Projekten – aber nicht lokal, sondern virtuell. Der gesellschaftliche Wandel und die digitale Transformation machen es möglich und nötig: das vernetzte Arbeiten über Zeit- und Ortsgrenzen hinweg. Doch diese Form der so genannten „New Work“ erfordert insbesondere von den Unternehmen derzeit noch ein Umdenken – vielerorts in einem Ausmaß, das einem Paradigmenwechsel gleichkommt.

Praxis Wissensmanagement

Innovationsmanagement

Digital Economy: Erfolg durch „schöpferische Zerstörung“

von Swetlana Franken

In der Digital Economy werden Unternehmen mit disruptiven Veränderungen konfrontiert und sind gefordert, sich immer wieder neu zu erfinden. Ein Unternehmen muss schöpferische Zerstörung im Sinne von Schumpeter zulassen und sein Geschäftsmodell, seine Strukturen, Grenzen und Unternehmenskultur hinterfragen und neu gestalten. Doch wie funktioniert kreative Zerstörung? Und wie sieht die Umsetzung in der Unternehmenspraxis aus?


Best Practice

Architektur macht kreativ: Design Thinking bei SAP

von Desiree Behrens

Wer sich für das Thema Innovation interessiert, wird unweigerlich auch mit dem Thema Kreativität konfrontiert. Denn wer neue und vielleicht unkonventionelle Lösungen für ein bisher unbeachtetes (Kunden-)Problem finden möchte, muss beginnen, kreativ zu denken und zu arbeiten. Für viele ist der Prozess der Ideenfindung allerdings ein steiniger Weg, da die meisten Menschen vor allem auf Routine mit bekannten Zielen, Effektivität mit planbaren Prozessen und Kostenminimierung gepolt sind. Genau an diesem Punkt setzt das Konzept des Design Thinkings an. Es soll eben diese Menschen dazu anregen, die Denkweise der Kreativen zu übernehmen und so schneller zu Innovationen gelangen. Dieses Mindset lässt sich über die Architektur und das betriebliche Raumkonzept noch weiter intensivieren. Wie eine entsprechende Arbeitsplatzgestaltung in der Praxis aussehen kann, zeigt das Beispiel der Denkfabrik von SAP in Potsdam.


Interview

„Veränderung als Verbesserung wahrnehmen“

von Manuel Marburger

Nachdem er eine Firma für industrielles Höhenklettern gegründet und mit 50 Mitarbeitern 2013 verkauft hatte, hat sich Manuel Marburger mit der Unternehmensberatung Muve GmbH selbstständig gemacht. Der 43-Jährige erzählt, was er unter Wissensmanagement versteht, wie er es einsetzt und kultiviert.


Unternehmenskultur

Schneller, effizienter und kundenspezifischer reagieren: Die richtige Wissensstrategie macht‘s möglich

von Lisa Grefe

Allresist ist unabhängiger und eigenständiger Resisthersteller für die Mikroelektronik in Strausberg. Das Unternehmen entwickelt, produziert und vertreibt lichtempfindliche Lacke für die Herstellung elektronischer Bauteile. Neben der Standardproduktpalette bietet die Firma zusätzlich kundenspezifische Resists an. Auf Basis eines hoch entwickelten Qualitäts- und Umweltmanagementsystems (DIN EN ISO 9001, 14001) ist Allresist ein nach dem EFQM-Modell erfolgreich agierendes mitarbeiter- und kundenorientiertes Unternehmen.


Qualitätsmanagement

ISO 9001:2015 – das Vermessungsbüro Ehrhorn stellt sich der neuen DIN

von Christian Keller

Das Vermessungsbüro Ehrhorn gibt es bereits seit 1985. Bei der großen Anzahl der jährlich abzuwickelnden Aufträge (in 2014 waren es 2.100 Aufträge, in 2015 ca. 2.300) spielen die Prozesseffizienz und das -Know-how eine wesentliche Rolle. Auf diese Anforderungen sind auch die Organisation und deren Wissensmanagement abgestellt. Da bei ca. 55 Prozent der Aufträge die Bearbeiter zwischen Außen- und Innendienst wechseln, ist die Definition der Schnittstellen von wesentlicher Bedeutung. Hier liegt auch ein Schwerpunkt des Wissensmanagements.

Titelthema

IT-Tools

Jive und SharePoint: Kollaboratives Dokumentenmanagement bei der Volkswagen AG

von Benjamin Löwe, Bernd Werther, Matthias Schumann

Die zunehmende Digitalisierung der Gesellschaft eröffnet neue Chancen für die zukünftige Gestaltung der Zusammenarbeit in Unternehmen. Insbesondere das klassische Dokumentenmanagement bietet Ansatzpunkte, um es interaktiver zu gestalten. Möglich wird das über bereits aus dem privaten Umfeld bekannten Technologien, wie webbasierte Kollaborationsplattformen oder soziale Netzwerke. In den vergangenen Jahren haben Unternehmen hierfür zunehmend Enterprise Social Software Plattformen (ESSP) á la Jive und MS SharePoint eingeführt. Insbesondere Großkonzernen setzen eine Vielzahl dieser Anwendungen parallel für verschiedene Zwecke und Zielgruppen ein. Die bloße Implementierung dieser Systeme führt jedoch häufig nicht zu der erhofften Veränderung der Zusammenarbeit. So scheitern Unternehmen vermehrt daran, etablierte Arbeitsweisen und Werkzeuge durch ESSP zu ersetzen. Die Volkswagen AG hat diese Herausforderung erfolgreich gemeistert und ein kollaboratives Dokumentenmanagement über ESSP etabliert.


Best Practice

Social ECM: Verteiltes Arbeiten bei kursfinder.de

von Vanessa Schäfer

„Kannst du bei Gelegenheit mal einen Blick darauf werfen?“ – „Klar, mache ich gleich.“ Ein Dialog, der jeden Tag so oder ähnlich in Büros stattfindet. Doch bei Ingmar Bertram und seinem Team ist das ein bisschen anders: Wenn diese Worte fallen, wird nicht mal eben ein Blatt Papier über den Schreibtisch gereicht. Der Chefredakteur von kursfinder.de und seine Kollegen teilen sich kein Zimmer, noch nicht mal ein Büro. Aber sie teilen Dokumente. Er sitzt in Stockholm, seine Truppe dagegen im rund 1.800 Kilometer entfernten Mannheim. Fernbeziehungen funktionieren nicht, heißt es immer. Auf berufliche Konstellationen scheint dies jedoch nicht zuzutreffen. „Wir sind untereinander gut vernetzt und immer erreichbar“, erklärt Ingmar Bertram. Social ECM macht es möglich und ist bei kursfinder.de nicht mehr wegzudenken.


Collaboration

Collaboration & ECM: Zusammenarbeit in der Informationsgesellschaft

von Thomas Rickert

Social Enterprise Content Management (ECM) ist mehr als klassisches Dokumentenmanagement. Es integriert moderne Collaboration-Lösungen in die Business-Software mit der Möglichkeit sich auszutauschen, Dokumente gemeinsam zu bearbeiten und zu teilen. Solche Plattformen bündeln Kommunikationswege wie E-Mail, Chat, Telefon-, Video-, Web-Konferenzen und Instant Messaging.


Trends

Kollaboration: Von Produktivität auf maximale Geschwindigkeit

von Pascal Reddig

Unternehmen wollen besser, effizienter und produktiver werden. Kollaboratives Handeln legt dabei den Grundstein für zukunftsweisendes, digitales Arbeiten. Ein Team, das gemeinsam agiert, löst Aufgaben schneller als eine einzelne Person. Collaboration-Tools schaffen daher einen geeigneten Rahmen für gemeinsame Projekte.


Wissensgesellschaft

Die neue Arbeitskultur mit Kollege Computer

von Thomas Zeizel

Computer stehen bereits seit Jahrzehnten in unseren Büroräumen, ein Arbeitstag ohne sie ist für viele undenkbar – und inzwischen auch nahezu unmöglich. Laut einer Studie des IDC verdoppelt sich die produzierte Datenmenge alle zwei Jahre, ein großer Anteil davon sind Unternehmensdaten. Mitarbeiter müssen folglich eine stetig steigende Informationsflut bewältigen und sind oft nur noch damit beschäftigt, Zusammenhänge aus unzähligen E-Mails herzustellen, nach Dokumenten und Bildern zu suchen oder passende Termine für Meetings zu finden. Die wirkliche Digitalisierung nimmt hingegen nur schleichend Einzug in die Büroräume. Ist Arbeiten 4.0 demnach immer noch Zukunftsmusik? Ja und nein! Technisch ist heutzutage schon viel mehr möglich als tatsächlich genutzt wird: Social Tools können bei Arbeitsprozessen helfen, während kognitive Werkzeuge die Datenflut eindämmen. Allerdings sind bisher nur wenige Arbeitsplätze so ausgestattet, dass aus der Vision Realität wird.

Dokumentation + Kommunikation

Weiterbildung

Wissenserwerb: Wissensmanagement & Personalentwicklung gehen Hand in Hand

von Gavino Wismach

Trotz aller Popularität hat es Wissensmanagement immer noch schwer, in den Unternehmen nachhaltig Fuß zu fassen. Oftmals sind Wissensmanager Einzelkämpfer, denen die institutionelle Bindung in den Betrieben fehlt. Sie müssen sich ihre Position durch informelle Kontakte und Netzwerke hart erkämpfen. Dabei gibt es mittlerweile in fast jeder größeren Firma einen natürlichen Verbündeten: die Personalentwicklung. Die beiden Bereiche verfolgen nicht nur dieselben Ziele, vielmehr ergänzen sich auch die Methoden perfekt.


Prozessmanagement

Elektronisches Workflow Management: Struktur & Transparenz für den Informationsfluss

von Iris Bruns

Ein funktionierender Informationsfluss zwischen Organisationseinheiten und Mitarbeitern ist die Basis für unternehmerischen Erfolg. In vielen Betrieben werden zahlreiche Abläufe und Informationen heute jedoch noch manuell aufgenommen und als Ausdrucke verteilt, Auswertungen erfolgen aufwendig in Form von Word-Dokumenten oder Excel-Tabellen. Zwar legen die Unternehmen in der Regel die Wege für den Informationsfluss fest, doch häufig werden diese Vorgaben im operativen Tagesgeschäft nicht gelebt. Abläufe in Flowchart-Beschreibungen sehen teilweise anders aus, als sie tatsächlich im Arbeitsalltag stattfinden. Mangelnde Kontrollmöglichkeiten machen diese Vorgehensweise unübersichtlich und viele Schritte sind später nicht mehr nachvollziehbar. Falsche, verspätete oder fehlende Informationen verursachen dabei einen erheblichen Mehraufwand und höhere Kosten.


Customer Relationship Management

Customer Experience: Volle Konzentration auf den Kunden

von Wolfgang Sölch

Customer Experience, kurz CX, ist ein strapazierter Begriff – und dennoch ist er weit davon entfernt, nur ein Schlagwort zu sein. Eine erstklassige Kundenerfahrung ist und bleibt der Garant für bessere Geschäftsergebnisse. Das zeigt auch eine Studie des US-amerikanischen Marktforschers Forrester: Unternehmen, die die Analysten als „CX Leaders“ einstuften, erzielten über einen Zeitraum von acht Jahren viermal bessere Ergebnisse als die „CX-Laggards“ – also die CX-Muffel.

Human Resources

Wissenstransfer

Die Rolle des Mitarbeiters in der Smart Factory

von Stefan Thalmann, Viktoria Pammer-Schindler

Aktuelle Untersuchungen zeigen einerseits auf, dass der Mensch weiterhin eine zentrale Rolle in der Industrie spielt. Andererseits ist aber auch klar, dass die Zahl der direkt in der Produktion beschäftigten Mitarbeiter sinken wird. Die Veränderung wird dahin gehen, dass der Mensch weniger gleichförmige Prozesse bearbeitet, stattdessen aber in der Lage sein muss, sich schnell ändernden Arbeitstätigkeiten anzupassen und individualisierte Fertigungsprozesse zu steuern. Die Reduktion der Mitarbeiter hat jedoch auch eine Reduktion von Redundanzen zur Folge (Vier-Augen-Prinzip). Dies führt dazu, dass dem Menschen mehr Verantwortung übertragen wird. Als Folge haben Fehlentscheidungen eine größere Tragweite und bedeuten somit auch ein höheres Risiko. Der Erfolg einer Industrie-4.0-Kampagne wird daher im Wesentlichen von den Anpassungsfähigkeiten der Mitarbeiter abhängen.


Studie

Arbeiten 4.0: Flexibilität in jeder Hinsicht

von Ute Riester

Die Digitalisierung verändert die Arbeitswelt. Den Beschäftigten wird dabei ein hohes Maß an Flexibilität abverlangt. Doch auch die Unternehmen sind in der Pflicht: Sie müssen innovative Modelle für Arbeitsplätze, Arbeitszeiten und Arbeitsorganisation entwickeln.


Leadership 2.0

Führungskräfte sind keine Coaches

von Sabine Prohaska

In der modernen Arbeitswelt stehen die Mitarbeiter immer häufiger vor neuen Aufgaben und Herausforderungen. Bei deren Bewältigung benötigen sie in der Regel eine fachliche und mentale Unterstützung durch ihre Vorgesetzten. Deshalb fordern viele Unternehmen: Unsere Führungskräfte müssen ihre Mitarbeiter coachen. Dies ist aber nur bedingt möglich.

Trends

Digitalisierung

Der holprige Weg zum Gesundheitswesen 4.0

von Nicole Lehnert

Das Gesundheitswesen stellt seine Weichen Richtung Zukunft: Das E-Health-Gesetz, Telemedizin und Roboterunterstützung im OP-Saal weisen den Weg hin zu einer digitalen und smarten Medizin. Big Data, Internet der Dinge und IT-Unterstützung aus der Cloud, gepaart mit Konnektivität, Kollaboration und mobilen Anwendungen könnten Ärzten, Krankenhäusern und Versicherern helfen, ihre Dienstleistungen nicht nur attraktiver, sondern auch kosten-effizienter zu machen. Das ist umso erforderlicher, da steigende Lebenserwartung und zunehmender Fachkräftemangel die Medizin künftig vor ganz neue Herausforderungen stellen wird. Doch bei allem technologischen Fortschritt sind die meisten Organisationen noch gar nicht bereit, den digitalen Wandel auch strukturell zu bewältigen.


Industrie 4.0

Smart City: Leben in der vernetzten Stadt

von Matthias Kant

Klimaveränderungen, demografischer Wandel und damit einhergehende Themenfelder wie Energie, Mobilität sowie Lebensqualität – Städte spielen bei der Bewältigung dieser Herausforderungen eine zentrale Rolle. Denn immer mehr Menschen leben zukünftig in Städten. Das Konzept der Smart City – also beispielsweise vernetzte Straßenbeleuchtung und effiziente Müllentsorgung durch Sensoren, automatische Anpassung der öffentlichen Verkehrslinien für einen optimierten Verkehrsfluss oder neue Governance-Formate und Partizipationsstrukturen – soll helfen, Ökologie und Ökonomie zu vereinbaren.


Wissenszuwachs

Wissensmanagement – und der Return on Education

von Gabriele Vollmar

Wissens- und Qualitätsmanagement haben ein gemeinsames Ziel – eine lernende Organisation. Also eine Organisation, die systematisch, zielgerichtet und konsequent aus guten wie auch schlechten Erfahrungen lernt, um Fehler nicht zu wiederholen. Die lernende Organisation unterstützt zum einen individuelles Lernen. Zum anderen stellt sie entsprechende Prozesse und Strukturen bereit, um individuelles Wissen im Kollektiv zu teilen. Der Aspekt des Lernens im Sinne einer kontinuierlichen Weiterentwicklung und Verbesserung ist im Qualitätsbereich entscheidend. Hier kann Wissensmanagement mit zahlreichen pragmatischen Methoden und Instrumenten unterstützen. Welche Werkzeuge das sind und inwieweit der Return on Education für Unternehmen an Bedeutung gewinnt – darüber sprach „wissensmanagement – Das Magazin für Führungskräfte“ mit Gabriele Vollmar. Sie ist Expertin und Mitglied im Fachkreis „Wissensmanagement“ der Deutschen Gesellschaft für Qualität.

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