wissensmanagement - Juli 2017

Titelthema

SharePoint – das Tool der unbegrenzten Möglichkeiten?
Das bewährte Wissensmanagement-Werkzeug im Praxis-Check

Die einen lieben es, die anderen hassen es: Die Rede ist von Microsoft SharePoint. Die  Wissensmanagement-Lösung polarisiert wie kaum eine andere. Warum eigentlich? Auf der einen Seite steht eine schier unglaubliche Vielfalt an Anwendungsmöglichkeiten, auf der anderen Seite kämpft die Software bei den Mitarbeitern um Akzeptanz. Die entscheidenden Fragen lauten also: Was kann Microsoft SharePoint wirklich? Für welche wissensintensiven Aufgaben eignet es sich? Und wie überzeugt man die User von den Mehrwerten? Antworten auf diese und weitere Fragen erhalten Sie in der aktuellen Ausgabe von „wissensmanagement – Das Magazin für Führungskräfte“ ebenso wie Praxisberichte, Anwendungsszenarien und Fallbeispiele.


Editorial

SharePoint, der Alleskönner?

von Oliver Lehnert

Gefragt nach der bekanntesten Unternehmensplattform, steht bei den Anwendern SharePoint aus dem Hause Microsoft ganz oben auf der Liste. Ob zur Dokumentenverwaltung, als Mitarbeiterportal oder zur Social Collaboration – die Lösung bietet Anwendungen für zahlreiche Geschäftsprozesse. Und: Häufig ist sie im Unternehmen bereits implementiert. Allerdings kann sie ihre Mehrwerte dabei oft gar nicht entfalten, weil sie nur rudimentär eingesetzt oder lediglich von einzelnen Abteilungen als Insellösungen genutzt wird. Woran liegt das? Und: Was kann SharePoint tatsächlich leisten? Wo liegen die Stärken? Und welche Schwächen hat die Lösung?

 

Praxis Wissensmanagement

Persönliches Wissensmanagement

Wo bleibt die Zeit? Entschleunigung in der Digitalisierung

von Rüdiger Maas, Hartwin Maas

Die Technik ändert sich und auch der Mensch. Die Digitalisierung verändert die Anforderungen und somit ändert sich gleichzeitig das Zeitmanagement. Menschen passen sich den neuen Umständen an, schrauben Erwartungen an Neuerungen immer höher und fordern diese wiederum ein. Gefragter denn je ist hierbei die Ingenieurpsychologie, denn sie entschlüsselt, wie Menschen, Prozesse und Technologien mit einer idealen Usability im Zeitalter der digitalen Transformation zusammenarbeiten. Diese Erkenntnisse sollten generell für den Umgang mit Zeit genutzt werden.


Best Practice

Die Cloud als Modernisierer des Ehrenamtes

von Astrid Aupperle

Moderne Technologien sind wesentliche Treiber für veränderte Prozesse oder Strukturen im Ehrenamt. Sie unterstützen dabei, dass Hilfe schneller organisiert werden kann oder sich Nichtregierungsorganisationen (NGOs) weltweit problemlos vernetzen. Denn ehrenamtliches Engagement ist häufig verbunden mit hohem organisatorischem und administrativem Aufwand. Damit trotz vielfältiger Verwaltungsprozesse noch ausreichend Zeit für die tatsächliche Arbeit im Ehrenamt bleibt, setzen immer mehr Non-Profit-Organisationen (NPOs) auf Digitalisierung und Vernetzung. Insbesondere die Cloud rückt dabei in den Fokus der Aufmerksamkeit. Sie kann als Modernisierer des Ehrenamts fungieren. Doch wo und wie lässt sie sich konkret ein- und erfolgreich umsetzen?


Weiterbildung

Wir wissen zu wenig über unsere Gefühle: Warum die üblichen Trainings substantiell nicht greifen

von Leonhard Fromm

Mit Fakten sind wir überfüttert. Doch die allermeisten Trainings, selbst im Coaching-Bereich, bleiben auf dieser Ebene stecken. Dort bekommen Teilnehmer weitere Fakten und Techniken, wie sie sich und ihre (Arbeits-)Umwelt optimieren. Was aber zentral fehlt, ist Wissen über die eigenen Gefühle und Muster, wie jeder letztlich tickt. Denn nur, wenn sich jemand sein Unbewusstes bewusst macht, es also zu seinem Wissen über sich selbst wird, kann er situativ bestmöglich handeln.

Titelthema

IT-Tools

SharePoint: Das flexible Werkzeug für die vernetzte Wissensarbeit

von Thomas Roth

Die Arbeitswelt steht vor einem grundlegenden #Schichtwechsel: Im metaphorischen Sinn läutet er einen Wandel ein, der das Ende alter Technologien sowie überkommener Muster und Werte mit sich bringt und den Weg für Neues öffnet. Doch was hat SharePoint damit zu tun? Und welche Rolle spielt Microsoft dabei, um diesen digitalen wie kulturellen Wandel voranzutreiben?


Advertorial

Projekte und Wissen visualisieren und steuern – mit MindManager Enterprise und Microsoft SharePoint

von Rainer Obesser

Microsoft SharePoint ist bei knapp 80 Prozent der Fortune-500-Unternehmen im Einsatz; rund 100 Millionen Anwender weltweit nutzen die Lösung für Team-Collaboration und Dokumentenmanagement hinter den firmeneigenen Firewalls oder als Cloud-Plattform in Form von Office 365 SharePoint. Gerade Letztere bietet kleinen und mittelständischen Unternehmen eine kostengünstige Collaboration-Plattform. Auch der Einsatz als Wissens- und Contentmanagement- sowie als Aufgaben- und Projektmanagement-Lösung findet zunehmend breitere Anwendung.


Mobiles Arbeiten

Auf dem Weg zum digitalen, vernetzten Arbeitsplatz

von Peter Geißler

Die Rahmenbedingungen der Unternehmen verändern sich so rasant, dass neue digitale Strategien, Führungsprinzipien und Strukturen entworfen werden müssen. Die aktuellen Veränderungen lassen sich anhand von VUCA zusammenfassen: Volatilität steht dabei für die schnellen Marktentwicklungen (Uber, FinTech, etc.). Sie verlangen von den Unternehmen, in Optionen zu denken, damit überhaupt eine Möglichkeit besteht, adäquat reagieren zu können. Ungewissheit beschreibt die Unternehmenssituationen, in denen man keine genauen Vorhersagen machen kann, so dass Interpretationen und Szenarien entwickelt werden müssen, um sich anzunähern. C steht für Complexity. Dieses Phänomen resultiert nicht nur aus den davor genannten Punkten, sondern erklärt sich auch aus dem Zusammenspiel vieler externer Elemente, wie Kunden, Trends, Entwicklungen, Innovationszyklen, Globalisierung und Stakeholder. Und schließlich Ambivalenz. Sie steht für die Widersprüchlichkeit, in der wir immer seltener Ursachen-Wirkungsketten aufstellen können. Experimentieren und aus Fehlern lernen sind hier notwendige Schritte, um sich einer Lösung anzunähern.


Projektmanagement

Projekte im Griff mit Microsoft SharePoint

von Lars Heiermann

Ob Projektmanagement, Projektarbeit oder Personalplanung: Microsoft SharePoint bietet zahlreiche Möglichkeiten, die Zusammenarbeit zu verbessern, die Planung zuverlässiger und nachvollziehbarer zu machen, Wissen zu managen und damit generell die Effizienz zu steigern sowie Aufwände und Fehlerquellen zu minimieren.


IT-Sicherheit

Auf Nummer sicher gehen – mit SharePoint und InfoPath

von Stefan Schwarz

Ein Telekommunikationsanbieter hat für den Bereich Konzernsicherheit und Datenschutz eine komplexe Projektlösung entwickelt, die Sicherheitsanfragen aus allen Konzernbereichen berücksichtigt, bewertet und begleitet. Dabei wird über ein dreiteiliges Formular mit mehrstufigen Bearbeitungsschritten und vollautomatisierter Fragebogenzusammenstellung ein definierter Geschäftsprozess durchlaufen. Bisher griff das Unternehmen zur Erfassung von Sicherheitsfragen auf SharePoint- und Excel-Listen ohne Einbindung von Workflow-Funktionen zurück. Allerdings wurde auf diese Weise nur ein Teil der Anfragen zentral dokumentiert. Bei kleineren Anfragen erfolgte die Bearbeitung telefonisch oder per E-Mail.

Dokumentation + Kommunikation

Digitalisierung

Arbeitsplatz der Zukunft – digital oder fatal?

von Frank Strecker

Die Digitalisierung wird zum Treiber der Wirtschaft und wirkt sich auch auf unser Arbeitsumfeld aus. Der „digitale Arbeitsplatz“ spielt ebenso wie das kollaborative Zusammenarbeiten eine immer größere Rolle im Geschäftsalltag. Knapp zwei Drittel der deutschen Unternehmen will bis Mitte 2018 virtuelle Arbeitsplätze aus der Cloud eingerichtet haben, so die IDC-Studie „Advanced Workplace Strategies in Deutschland 2016“. Das Marktforschungsunternehmen PAC befragte über 180 IT- und HR-Manager für die Studie „Digital Workplace in Europe“ und kommt zu ähnlichen Ergebnissen: 63 Prozent der Unternehmen planen Investitionen in digitale Arbeitsplätze in den kommenden ein bis zwei Jahren. Für 22 Prozent der Befragten steht das Thema Digital Workplace ganz oben auf der Agenda, da sie es sogar als geschäftskritisch einstufen.


Advertorial

Cognitive Search: Artificial Intelligence und Machine Learning für unternehmensweite Suche

von Franz Kögl

Artificial Intelligence (AI) und Machine Learning Verfahren sind längst Bestandteil guter und innovativer Suchstrategien. Fünf Beispiele aus der Praxis zeigen, wie sich die einfache Suche zur Cognitive Search gewandelt hat und welche Use Cases mit diesen Technologien und Verfahren mittlerweile möglich sind – die weit über das klassische Suchen und Finden hinausgehen.


Technische Dokumentation

Translation-Memory – Das Gedächtnis des Übersetzers

von Gilbert Brohl

Alle Abteilungen innerhalb eines Unternehmens haben eines gemeinsam: Es werden Texte erarbeitet. Angefangen beim Vertrieb, dem Einkauf, der Marketing-Abteilung, dem Projektmanagement und der Dokumentations-Abteilung, um nur einige zu nennen. Die dort zusammengestellten Texte enthalten ähnliche, oft sogar identische Formulierungen. Die Wiederholungsrate beläuft sich erfahrungsgemäß auf 30 bis 40 Prozent der gesamten Kommunikation in einem Unternehmen. Darin liegt ein enormes Einsparungspotenzial, welches das Herz eines jeden Controllers höher schlagen lässt. Ein besonderes Augenmerk sollten die Einkäufer in den Unternehmen auch auf die Auswahl ihres Übersetzungsbüros legen. Oft schauen sie nur auf einen vermeintlichen Wort- oder Zeilenpreis. Die enormen Einsparungsmöglichkeiten bei der Verwendung von Translation-Memory-Systemen lassen sie hingegen häufig außer Acht. Ein fataler Fehler!


Advertorial

Die WBI-Methode: Wie Unternehmen ihr Wissen besser integrieren

von Christina Stoisser, Agnes Zlotkiewicz

Wissensmanagement ist keineswegs eine neue Disziplin, aber erst jetzt beginnt auch im Zuge der Anforderungen der ISO 9001 : 2015 ein wirkliches Umdenken der Unternehmen. In den vergangenen 20 Jahren ist Wissensmanagement mehr und mehr ein Begriff geworden. Es entwickelten sich zahlreiche Methoden und Tools, die die Einführung und Gestaltung von Wissensmanagement-Prozessen erleichtern und ermöglichen sollen. Die Liste an Mitteln ist endlos und dennoch bringt deren Einsatz selten den erhofften Nutzen. Ein Patentrezept für alle Organisationen gibt es nicht. Eine Methode kommt diesem allerdings sehr nahe und hat es geschafft, Wissensmanagement (er-)lebbar zu machen und effektiv zu gestalten, die WBI-Methode.

Human Resources

Demografie

Employer Branding: Sind Sie fit für die Fachkräfte von morgen?

von Sabine Abbasi

„Die ticken ja komplett anders!“ Dieser Gedanke kommt vielen vor 1980 geborenen Führungskräften in den Sinn. Denn egal in welches Unternehmen man hineinschaut, eines kennzeichnet sie alle: Meist sind bis zu vier Generationen im Unternehmen vereint, wovon statistisch gesehen eine große Anzahl im Jahr 2022 in Rente gehen wird. Dies trifft vor allem Unternehmen mit einem hohen Anteil älterer Beschäftigter hart, denn es wird ein kollektiver Wissensverlust stattfinden. Die Frage der Nachbesetzung mit jüngeren Fachkräften in der Zukunft spielt daher eine entscheidende Rolle. Viel wichtiger ist es jedoch, bereits heute junge Fachkräfte einzustellen und langfristig an das Unternehmen zu binden, so dass das Wissen von den älteren Generationen auf die Jüngeren übergehen kann. Nicht zuletzt aus diesem Grunde ist es bedeutsam, ein gutes Wissensmanagement aufzubauen, um als Arbeitgeber für künftige Bewerber attraktiv zu sein und auch langfristig zu bleiben.


Anreizsysteme

Auf die Werte kommt es an: Die Generation Y individuell fördern

von Klaus Steven

Immer mehr – vor allem jüngere – Mitarbeiter lassen sich durch traditionelle Leistungsanreize nur begrenzt und meist lediglich kurzfristig motivieren. Das stellt Unternehmen vor große Herausforderungen: Wie gelingt es, Spitzenleute für das Unternehmen zu begeistern, zu gewinnen und sie an die Firma zu binden? Eine Möglichkeit bietet das bedürfnis- und werteorientierte Coaching, bei dem die generationenspezifischen Vorstellungen der Generation Y Berücksichtigung finden.


Wissenszuwachs

Agile Unternehmen brauchen agile Weiterbildung

von Dieter Hohl

„Unternehmen bevorzugen eine Mischung aus Präsenz- und Online-Formaten“ – so und ähnlich titeln Magazine und Portale. Immer mehr Firmen setzen auf die Kombination von „analogen“ mit digitalen Angeboten wie Online-Plattformen zum Selbststudium, Webinaren und ähnlichen Formaten. [1] Nicht nur Kostengründe spielen dabei eine Rolle, sondern auch die Erwartungen der Digital Natives. Sie bevorzugen Weiterbildungen, bei denen traditionelle und moderne Weiterbildungsmethoden aufeinander aufbauen.


Leadership 2.0

Wie Führungspersönlichkeiten zu einem guten Betriebsklima beitragen

von Christian Polz

Ein positives Betriebsklima ist nicht allein abhängig von der Höhe der Sachinvestitionen oder von teuren Motivationsprogrammen. Wer viel Geld in die neuesten PCs, die modernsten, nach ergonomischen Erkenntnissen gefertigten Bürostühle und die beeindruckendsten Incentive-Reisen in Richtung Karibik investiert, darf nicht automatisch mit einem sonnigen Betriebsklima rechnen. Worauf aber kommt es an?

Trends

Gesetzgebung

Alles rechtens? E-Kommunikation, Cookies & Tracking auf dem Prüfstand

von Hans-Christian Woger

Aktuell befindet sich das gesamte Datenschutzrecht innerhalb der Europäischen Union in einem massiven Umbruch. Der hauptsächliche Fokus der medialen Aufmerksamkeit lag dabei auf der bereits beschlossenen und ab dem 25.05.2018 zur Anwendung kommenden Datenschutz-Grundverordnung. Diese stellt den Grundpfeiler des europäischen Datenschutzrechts für die nächsten Jahre dar. Ergänzend zu dieser Verordnung hat die EU-Kommission im Januar dieses Jahres einen Vorschlag für die Neuregelung der elektronischen Kommunikation und des Datenschutzes innerhalb dieser, einschließlich dem Tracking von Nutzern, elektronischer Kommunikation und der Auswertung von Metadaten, veröffentlicht. Gemeinsam mit der Datenschutzgrundverordnung soll die „e-Privacy-Verordnung“ als Bestandteil des politischen und rechtlichen Konzepts der Strategie für einen digitalen Binnenmarkt fungieren.


Grundlagen & Theorien

Change Management: Wandel der Paradigmen

von Michael Reiss

Zwar setzen pragmatisch handelnde Change Manager bereits punktuell einzelne heterogen konfigurierte Mix-Konzepte ein, etwa Medienmixe, Blended Teamwork und Mass Customization. Dennoch existieren erhebliche Lücken im Verständnis von Wesen und Spektrum dieser herausfordernden Ansätze sowie Nachholbedarf in deren praktischer Handhabung.


Changemanagement

Change Management: Auch mit dem Kopf umziehen

von Katharina Klinik

Wenn Unternehmen oder Unternehmensbereiche umziehen oder die Arbeitsumgebung neu gestalten, sind damit meist strategische (Entwicklungs-)Ziele verbunden, die auch einen veränderten Mindset der Mitarbeiter erfordern. Deshalb sollten die Unternehmen den Anlass für ein kulturelles Change-Projekt nutzen.

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