Wissen kompakt – Dokumentenmanagement

So geht moderne Postverarbeitung

von Sander Peters

Im direkten Ländervergleich zeigt sich, dass in den Niederlanden das digitale Kommunizieren und Arbeiten bereits stärker etabliert ist als in Deutschland. Dabei ermöglicht Input Management Unternehmen auch hierzulande, alle eingehenden Anfragen kanalunabhängig zu bündeln und automatisiert zu bearbeiten. Auf diese Weise verlaufen vor allem die sekundären Prozesse schneller, transparenter und effizienter. 



Mobile Datenerfassung optimiert das Berichtswesen bei Feuerwehr und Polizei

von Bernhard Scharf

Vorgänge zu protokollieren, ist eine unliebsame und fehleranfällige Aufgabe. Gerade wenn Berichte für komplexere Angelegenheiten erst im Nachhinein erstellt werden, sind in der Zwischenzeit häufig Notizen und Bildmaterial verschwunden oder Details werden vergessen. In Institutionen wie Polizei oder Feuerwehr gehört das Verfassen zeitraubender Protokolle und Berichte zum Alltag – und bindet wertvolle Arbeitskraft. Mobile Datenerfassung direkt vor Ort kann das Berichtswesen aber entscheidend erleichtern.



Die elektronische Akte tut sich noch schwer

von Thomas Kircher

Das E-Government-Gesetz hat Bewegung in ein Thema gebracht, das in der öffentlichen Verwaltung von Ländern und Kommunen noch nicht überall so ganz angekommen ist. Bis 2022 müssen Akten auch elektronisch geführt werden. Doch noch tun sich die öffentlichen Verwaltungen schwer, die anstehenden Aufgaben zu meistern.



E-Government: Die graue Maus der Digitalisierung

von Ralf Oehlmann

Die Digitalisierung der Öffentlichen Verwaltung kommt nicht so recht voran. Ein umfassendes medienbruchfreies E-Go­vernment-Angebot zur ganzheitlichen Abwicklung von Verwaltungsverfahren gibt es noch immer nicht, trotz klarer Kosten- und Effizienzvorteile digitaler Prozesse. Unterdessen wünschen sich die Bürger endlich kommunale Services, wie sie sie von Online-Shops oder sozialen Netzen kennen. Das „E-Government-Erlebnis“ kann vorerst nur in kleinen Schritten mit flexibel skalierbaren Lösungen realisiert werden.



Haufe Gruppe: Auf dem Weg zur digitalisierten HR-Abteilung

von Julia Lucas

Die Haufe Gruppe ist mit elf Niederlassungen in ganz Deutschland vertreten, die HR-Abteilung befindet sich im Headquarter in Freiburg. Dies führte in der Vergangenheit zu zeitaufwendigen Prozessen in der Abstimmung mit den anderen Standorten, wofür eine Lösung gesucht wurde, mit der unabhängig von Ort und Zeit schnell und einfach auf die Personaldokumente zugegriffen werden kann. Mit der Einführung der digitalen Personalakte wurde ein einheitliches und übersichtliches Ablagesystem geschaffen, das zusätzlich eine standardisierte Dokumentenerstellung bietet.



Berliner Gaswerke digitalisieren ihre Vertragsakten

von Christine Balonier

Die GASAG Berliner Gaswerke Aktiengesellschaft ist mit rund 1.600 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von 1,1 Milliarden Euro das größte kommunale Gasversorgungsunternehmen in Westeuropa. Der IT-Betrieb des Energiemanagers ist vollständig ausgelagert: an zwei Rechenzentrums-Betreiber und darüber hinaus an etwa 40 unabhängige Anbieter von verschiedensten IT-Dienst- und Serviceleistungen, von Individual-Software-Entwicklung über Systemintegration bis hin zu Maintenance. Die Verträge, die die Geschäftsbeziehungen zwischen den IT-Unternehmen und der GASAG regeln, verwaltete diese bis vor einigen Jahren ausschließlich im SAP-System und mittels Papierakten. Als der Energiemanager seine Dienstleistungsstruktur strategisch neu ausrichtete, zeichnete sich jedoch schnell ab, dass die Zahl der Anbieter sich bald verdoppeln würde. Um die Vertragsbeziehungen weiterhin transparent dokumentieren zu können, entschied man sich bei der GASAG für die Einführung einer elektronischen Vertragsmanagement-Lösung.



Das Dokument im Zeitalter der Digitalisierung

von Matthias Kunisch

Ein Dokument ist nicht (mehr) nur ein Dokument. Denn die Bedeutung des Begriffs hat sich im Laufe der Zeit immer wieder geändert – und wird sich auch zukünftig weiter verändern, möglicherweise sogar drastisch. Der Grund hierfür sind täglich neue, unzählige Dokumente und Informationen. Um diese ansteigende Informationsflut zu bewältigen, müssen wir zwangsläufig auf neue Technologien wie die Cloud zurückgreifen. Und um das Potenzial dieser Technologien optimal auszunutzen, brauchen wir ein anderes Verständnis dessen, was ein Dokument ausmacht.  



Produktiver lernen mit SharePoint

von Martin Weinhardt

Eine Software, die Kurse, Trainer und Trainingsinhalte veröffentlicht, zuweist, verwaltet, administriert und die Aktionen der Nutzer in einem Reporting messbar macht – das ist ein Learning Management System (LMS). Es geht im LMS folglich um Dokumente, um Berechtigungen, um Reports und Workflows. Sind das nicht alles Kernfunktionen von SharePoint? Bringt die aktuelle Version der SharePoint-Plattform nicht so viele neue Features mit, die es zu einem perfekten LMS machen?



Der digitale Posteingang bei den Kommunalen Wasserwerken Leipzig

von Jörg von Wolffersdorff

Trotz E-Mail, Online-Service-Formularen und Social Media, die klassische Briefzustellung bleibt in vielen Branchen das wichtigste Kommunikationsmittel. Überall dort, wo ein schriftlicher Nachweis nötig ist und Rechtsverbindlichkeit sowie Revisionssicherheit kritische Aspekte sind, ist ein Stück Papier, über ein Postunternehmen zugestellt, die sicherste und einfachste Methode. Insbesondere Unternehmen mit einer ausgeprägten Dienstleistungssparte und zahlreichen Kunden, z.B. Versicherer und kommunale Versorgungsunternehmen, aber auch Behörden sind mit einem hohen Postaufkommen konfrontiert. Diese Organisationen haben daher feste Prozesse und Regeln für den Umgang mit der eingehenden Post und ihrer internen Verteilung etabliert. Eine Digitalisierung dieser Prozesse eröffnet in vielerlei Hinsicht große Optimierungspotenziale – vorausgesetzt, die bestehenden Regeln können übernommen und in Zukunft flexibel angepasst werden. So wie bei der Kommunalen Wasserwerke Leipzig GmbH.



Fünf Dinge, die ein CMS können sollte

von Christian Weber

Für die meisten Menschen ist die Website eines Unternehmens mittlerweile der erste und auch der wichtigste Touchpoint. Mit den Ansprüchen der Nutzer steigen aber auch die Anforderungen an das Content-Management-System (CMS). Einige der aktuell wichtigsten Entwicklungen, die für den Funktionsumfang eines CMS maßgeblich sind, haben wir hier in fünf Punkten zusammengefasst.



Dokumentenmanagement im Maschinen- und Anlagenbau

von Thomas Kuckelkorn

Rund 66 Prozent aller Maschinen- und Anlagenbaubetriebe arbeiten trotz steigender Digitalisierung im Büro noch analog. Dies ergab 2014 eine Studie des Wirtschaftsprüfungsunternehmens KPMG. Anders die Maletz & Esser GmbH aus Düren. Bei dem Stahl- und Apparatebauer optimiert bereits seit einiger Zeit ein Dokumentenmanagementsystem die Verwaltung projekt- und mitarbeiterrelevanter Unterlagen.



ECM: Deutsche Wohnen AG optimiert ihre Geschäftsprozesse

von Christine Balonier

Die Deutsche Wohnen AG bewirtschaftet derzeit rund 146.800 Wohneinheiten. Bei der Vermietung, Verwaltung und Instandhaltung der Objekte fallen eine Vielzahl von Dokumenten an: Mietverträge, Betriebskostenabrechnungen, Übergabeprotokolle und so weiter. All diese Unterlagen müssen so abgelegt sein, dass die zuständigen Sachbearbeiter jederzeit auf sie zugreifen können und schnell das richtige Dokument finden. Darüber hinaus müssen sie systematisch und revisionssicher archiviert werden, um bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen verfügbar zu bleiben. Eine Fülle an Unterlagen ist zudem bei der Vermarktung der Einheiten zu bändigen. Um die immense Anzahl an Dokumenten verschiedenster Arten zu beherrschen, bedarf es eines leistungsfähigen Enterprise-Content-Management-Systems.



Mobiles ERP: Nicht jedem reichen Business-Apps

von Ata Abdavi

Wollen Unternehmen die Vorteile von mobilem ERP voll ausnutzen, sollten sie ihren Mitarbeitern Lösungen bieten, die gezielt ihren spezifischen Bedürfnissen entsprechen. Drei wesentliche Nutzergruppen mit jeweils eigenen Anforderungen lassen sich unterscheiden – und nicht allen von ihnen genügen Business-Apps.



Digitales Dokumentenmanagement: Worauf kommt es an?

von Romy Farber

Das systematische Abheften von kunden-, lieferanten- und projektbezogenen Unterlagen in zahlreiche Aktenordner gehört für Wissensarbeiter zum Daily Business. Mit einem softwaregebundenen Dokumentenmanagementsystem (DMS) lässt sich dieser Aufwand um ein Vielfaches reduzieren: Über eine webbasierte Benutzeroberfläche werden alle relevanten Dokumente elektronisch abgelegt, bearbeitet und archiviert. Bei der Wahl einer passenden Softwarelösung ist es allerdings wichtig, dass ihre Funktionen individuell auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter ausgerichtet sind. 



AOK PLUS – fit für den Wissensaustausch 2.0

von Dietmar Spehr

Die AOK PLUS ist die Allgemeine Ortskrankenkasse für die Länder Sachsen und Thüringen. Die Gesetzliche Krankenversicherung hat ihren Hauptsitz in Dresden und betreut mit etwa 6.000 Mitarbeitern in 143 Filialen rund 2,7 Millionen Versicherte. Für die Information der Mitarbeiter nutzte die Krankenkasse bislang auf ihr bewährtes Content-System. Doch die Handhabung war nicht mehr zeitgemäß, die Mitarbeiter wünschten sich eine intuitive Bedienung – so unkompliziert wie Wikipedia und so treffsicher wie Google. 



Checkliste für ein erfolgreiches Intranet

von Christian Weber

Das Intranet hat in verschiedenen Unternehmen unterschiedliche Aufgaben: Bei dem einen dient es einzig der internen Kommunikation, während es bei anderen durch die Integration von Produktiv-Anwendungen der Dreh- und Angelpunkt der täglichen Arbeit ist. Es gibt nicht das eine perfekte Intranet für alle Unternehmen, sondern nur für jedes Unternehmen das individuell passende. Die zehn wichtigsten Punkte haben wir in einer übersichtlichen Checkliste zusammengestellt.



Die Ressource Wissen: Was tun, wenn sie nur verstreut vorhanden ist?

von Eva Bischoff

Kleine wie große Unternehmen setzen zur Optimierung ihrer Geschäftsprozesse immer häufiger auf Enterprise Information Management (EIM). Wohin aktuell die Entwicklung von EIM geht, erklärt Eva Bischoff, Geschäftsführerin von BCT Deutschland, im Interview.



Digitale Postverarbeitung bei der Volksbank Odenwald

von Annemarie Cornus

Nicht nur große Konzerne, auch mittelständische und kleinere Unternehmen müssen tagtäglich zahlreiche Briefe verschicken. Drucken, kuvertieren, frankieren, zur Post bringen – diese Arbeitsschritte werden von vielen einfach hingenommen, auch wenn das Prozedere eine Menge wertvolle Zeit und Ressourcen verschlingt. Doch gibt es zeitgemäße Lösungen, die den Schriftverkehr per Post erheblich erleichtern können und es möglich machen, Briefe direkt vom Arbeitsplatz aus zu verschicken und den Sendungsstatus jederzeit einzusehen. Der Clou: Die gesamte Post wird an einem zentralen Punkt gebündelt und von dort aus verschickt, was zu erheblichen Ressourcen- und Portoeinsparungen führen kann. Exakt nach solch einer Lösung hatte die Volksbank Odenwald gesucht und sich für eine Software entschieden, die nicht nur ein zeitgemäßes Outputmanagement zulässt und die Prozesse optimiert, sondern auch den Arbeitsalltag für die Mitarbeiter erheblich erleichtert. 



Interview: Alles, was Kommunikationswege intelligenter macht

von Ageliki Ikonomidis


Auftragsbestätigung, Lieferavise, Rechnung, Mailing, Infopost. B2B, B2C und B2G. Schriftliche Kundenkommunikation hat viele Gesichter und verteilt sich inzwischen auf etliche Formate und Übermittlungswege, ob Papier, digital oder beides. Mehr denn je sind IT-gestützte Prozesse gefragt. Doch wie lassen sich diese intelligent gestalten? Wo können Unternehmen ansetzen? Was bringt wirklich weiter? Ageliki Ikonomidis, freie IT- und Technikredakteurin aus München, wollte es wissen und hat nachgefragt – bei Europas führendem und weltweit zweitgrößtem Anbieter für Postbearbeitungs- und Logistiklösungen.



ECM: Geschäftsprozesse automatisieren, Produktivität steigern

von Andreas Klug

Wenn Geschäftsprozesse in mittleren und großen Unternehmen automatisiert werden, steht zumeist ein ECM-System dahinter. Denn 80 Prozent der in Unternehmen erfassten Daten sind unstrukturiert – und sie lösen eine Reihe von Folgeaktivitäten aus, die mit ECM-Software weitgehend automatisiert abgewickelt werden können. Die Ergebnisse sind greifbar und der Nutzen zum Teil erheblich. 



Quo vadis ECM?

von Matthias Kunisch

ECM- Systeme als On-Premise-Plattformen sind bei vielen Unternehmen im Einsatz. Die gesamte Vielfalt der Unternehmensprozesse kann jedoch nicht mit genau einer ECM-Plattform vollständig abgebildet werden. Die Komplexität der Anforderungen ist einfach zu groß, der Implementierungsaufwand zu hoch und die Effizienz der Plattform ist gefährdet. Die Alternative – schnelle, einfache und bedarfsorientierte Services aus der Cloud – kommt aber noch nicht so recht in Fahrt. Zu groß sind die Bedenken hinsichtlich Sicherheit und mangelnder Anpassungsfähigkeit. Auch rechtliche Fragen und die Angst vor Insellösungen stehen im Raum. Sind die Einwände begründet?



Keep IT simple: Interne Suchmaschinen als Alternative zum DMS

von Sandra Meyer

Komplexe Dokumentenmanagementsysteme liegen in der Unternehmenswelt voll im Trend – lohnen sich jedoch bei weitem nicht für jedes Unternehmen. Eine sinnvolle Alternative insbesondere für kleinere und mittelständische Betriebe stellt der Einsatz einer unternehmensinternen Search Engine dar. Denn auch dieses auf den ersten Blick simple Tool hilft Unternehmen dabei, wertvolle Zeit bei der Informationsfindung einzusparen.



Das Intranet lebt! Aber es braucht Pflege ...

von Tanja Kiellisch

Im Idealfall ist das Intranet als zentrale Kommunikationsplattform im Unternehmen etabliert, transportiert Wissen und weckt Interesse. Neben Website und Extranet stellt das Intranet einen wesentlichen Kommunikationskanal dar. Spezialisiert auf eine interne Zielgruppe spricht es explizit Nutzer an, die bereit sind, sich intensiver mit unternehmensbezogenen Inhalten auseinanderzusetzen. Sofern es betreut, weiterentwickelt und professionalisiert wird.



Siemens Industry setzt auf SharePoint

von Michael Heuer

Der Siemens-Sektor Industry, ein Unternehmensbereich der Siemens AG, ist der weltweit führende Anbieter innovativer und umweltfreundlicher Produkte und Lösungen für Industrieunternehmen. Mit der IT-basierten Integration von Produktplanung und Produktion ist Siemens Industry der erste Anbieter weltweit, der den Herstellungsprozess in jeder Phase der Wertschöpfungskette beschleunigen kann. Für viele Produkte reduziert das die Produkteinführungszeit um bis zu 50 Prozent und verschafft Kunden dadurch einen klaren Wettbewerbsvorteil. Siemens Industry beschäftigt derzeit mehr als 100.000 Mitarbeiter weltweit in nahezu allen Ländern und umfasst die Divisionen Industry Automation, Drive Technologies und Customer Services sowie die Business Unit Metals Technologies.



Das Datenzeitalter – die Informationsflut als Chance

von Michael Hoskins

Seit den 80er Jahren hat die Softwareindustrie zahlreiche Trends hervorgebracht. Viele davon sind genauso schnell wieder verschwunden, wie sie zuvor erschienen waren. Das nun angebrochene Datenzeitalter ist die bisher durchgreifendste – und interessanteste – Zeit des Wandels. Wenn man sich die Unternehmen anschaut, die derzeit ein explosionsartiges Wachstum aufweisen, so stellt man fest, dass bei fast allen von ihnen die Wertschöpfung im Wesentlichen auf Daten basiert. Ganz gleich, ob es sich um eine Website zur Partnersuche, eine Suchmaschine, einen Online-Händler oder sogar ein traditionelles Telekom-Unternehmen oder einen BPO-Anbieter handelt – in allen Fällen werden starke neue Umsatzströme durch die Fähigkeit erzeugt, neue Datenquellen schnell anzuzapfen und in großem Umfang Daten aufzubereiten, auszuwerten und dann in Aktionen umzusetzen.