Dokumentenmanagement

Der klassische Aktenordner hat nahezu ausgedient. Zwar ist das papierlose Büro vielerorts (noch) nicht Realität, aber der Weg dorthin ist geebnet. Vertragsunterlagen, Projektdokumentationen, Gesprächsprotokolle, Mitarbeiterdaten etc. werden mittlerweile elektronisch erstellt und anschließend entsprechend auch elektronisch verwaltet. Dabei spielt vor allem die revisionssichere Archivierung eine große Rolle. Physische Dokumente werden zunehmend gescannt und anschließend in das Dokumentenmanagement-System eingepflegt. Vielerorts erfolgt die Posteingangsbearbeitung bereits vollautomatisch. Auch die E-Akte hat sich in den meisten Unternehmen durchgesetzt.

Doch der Schritt hin zu einem unternehmensweiten Dokumentenmanagement-System oder einem Enterprise Content Management muss gut durchdacht und vorbereit sein. Hier spielen neben der erwähnten Revisionssicherheit auch Compliance-Anforderungen eine entscheidende Rolle. Zugriffsberechtigungen müssen festgelegt, Prozesse definiert und die IT-Sicherheit gewährleistet sein. Darüber hinaus stellen sich Fragen nach dem mobilen Zugriff auf Daten und Dokumente oder nach Anwendungen aus der Cloud.