Kleine und mittlere Unternehmen schöpfen die Potenziale der Digitalisierung im Personalwesen noch zu wenig aus. Die „Studie zur Personalarbeit in kleinen und mittleren Unternehmen“ des Software-Herstellers Agenda legt dar, wie Firmen den aktuellen Herausforderungen des Arbeitsmarktes mit IT-gestützten HR-Prozessen begegnen.

Ungenutzte Potenziale in kleinen und mittleren Unternehmen

Im Fokus der Umfrage standen die IT-Prozesse rund um Entgeltabrechnung und Personalmanagement in kleinen und mittleren Unternehmen. Während viele der 173 befragten Firmen bereits HR-Software einsetzen, haben nur wenige alle wesentlichen Prozesse des Personalwesens digitalisiert. „Kleine und mittlere Unternehmen nutzen die Potenziale der Digitalisierung noch zu wenig“, so Christoph Buluschek, Abteilungsleiter Produktmarketing bei Agenda, der die Studienergebnisse im Rahmen der HR-Messen Personal Nord und Personal Süd vorstellte. „Dabei sind professionelle und IT-gestützte HR-Prozesse eine wichtige Voraussetzung, wenn sie sich auf zukunftsorientierte Themen sowie strategische Personalplanung konzentrieren und dafür Freiräume schaffen wollen.“

Zu viel Verwaltungsarbeit – zu wenig Überblick

Rund zwei Drittel der befragten Unternehmen nutzen neben der Entgeltabrechnung weitere HR-Software für die Personalarbeit. Jedoch handelt es sich hierbei oft um Insellösungen, die jeweils auf eigene Datensätze zugreifen. Durch die dezentrale Datenhaltung entsteht in den HR-Abteilungen ein hoher Aufwand für Standardprozesse und Personalverwaltung. So müssen in 74 Prozent der Betriebe wichtige Informationen mehrfach in verschiedene Anwendungen eingepflegt werden. Ebenso gestaltet sich die Erstellung von Auswertungen und Statistiken zeitaufwendig, wenn Informationen in verschiedenen Datenbanken recherchiert werden müssen.

HR-Software – ja oder nein?

Als Hinderungsgründe für die umfassende Digitalisierung aller wesentlichen HR-Prozesse nannten die befragten Unternehmen vor allem den hohen Einführungsaufwand und zu geringe Kostensenkungspotenziale. Dennoch geht aus der Befragung hervor, dass die Unternehmen viele Schwachstellen in ihrer softwaregestützten Personalarbeit bereits erkannt haben. So plant ein Viertel (26 Prozent) der Befragten, künftig digitale Personalakten zu führen, und knapp ein Fünftel (18 Prozent) will die Zeiterfassung digitalisieren.

Weitere Ergebnisse der Studie im Überblick

• Die Lohnabrechnung erledigen über 70 Prozent der befragten Unternehmen selbst.
• Nur jedes fünfte erfasst die Kompetenzen der Mitarbeiter mithilfe einer geeigneten Softwarelösung, sodass vorhandene Skills nur schwer zu überblicken sind.
• Lediglich ein Bruchteil (8 Prozent) der Befragten wickelt bereits alle wesentlichen HR-Prozesse mithilfe einer Software ab.
• Vier von fünf Unternehmen verschicken Lohn- und Gehaltsabrechnungen noch per Post, anstatt sie digital zu versenden.
• Auswertungen und Statistiken werden in 66 Prozent der Firmen noch manuell erstellt.

Mehr Info

Das könnte Sie auch interessieren

>> Interaktiv, social, kollaborativ: Personalprozesse unter Zugzwang

Die Welt ist im Wandel begriffen und verändert sich; die digitale Transformation beeinflusst Menschen, Märkte und Unternehmen. Dabei verändert sich aber die Berufswelt grundlegend – und dies in einer absolut neuen Geschwindigkeit! Das klingt in unserem Zeitalter der Datenautobahnen und Nano-Technologien alles mittlerweile schon fast vertraut, doch insgesamt ist die Dramatik bei vielen Unternehmen und Führungskräften immer noch nicht angekommen und stellt dementsprechend eine besondere Herausforderung für das Personalwesen dar. >> mehr lesen

>> Roboter statt Recruiter: Digitalisierung im HR-Bereich

Statt Personalern besetzen Maschinen in Unternehmen offene Stellen. Ein Algorithmus findet den Kandidaten, der am besten passt. Was nach Fiktion klingt, ist bei 95 Prozent aller US-Konzerne schon Realität. Beim Robot-Recruiting, so der Fachjargon, scannen Computerprogramme Bewerberprofile. Auch hierzulande nutzen vor allem große Firmen datenbasierte Analysesoftware für Rekrutierungsprozesse. Wissensmanagement gibt einen Überblick. >> mehr lesen

>> E-Learning hilft Unternehmen bei der digitalen Herausforderung

Globale Trends, vor allem die weiter steigende Innovationsgeschwindigkeit und massive technologische Entwicklungen, verändern die Geschäftsmodelle und Arbeitsprozesse in den meisten Branchen nachhaltig. Angesichts der hohen Dynamik und Komplexität bei der Einführung neuer Technologien verkleinert sich das Zeitfenster, in dem Veränderungsprozesse durch Qualifizierungsangebote begleitet werden können. Gleichzeitig zwingt der globale Wettbewerb Unternehmen, sämtliche Kosten kritisch zu beleuchten – und das schließt Qualifizierung und Training mit ein. >> mehr lesen

>> Personalentwicklung und -führung im digitalen Zeitalter

Im digitalen Zeitalter benötigen die Mitarbeiter der Unternehmen nicht nur neue Kompetenzen, auch eine langfristige Personalplanung und -entwicklung ist mit althergebrachten Konzepten kaum noch möglich. Deshalb überarbeiten zurzeit viele Unternehmen ihre Personal- und Führungskräfteentwicklung. >> mehr lesen