Mehr Effizienz im Büro ist eines der Themen, das Unternehmen derzeit unter den Nägeln brennt. Während Prozesse in Bereichen der Fertigung oder Logistik nahezu reibungslos laufen, besteht in der Verwaltung nach wie vor großer Verbesserungsbedarf. „Papier kann sich bei der Prozessbearbeitung schnell als Bremsklotz auswirken“, so Hans D. Baumeister, Leiter des VOI-Competence Centers Postbearbeitung. „Geschäftsrelevante Dokumente werden manuell von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz weitergeleitet, was vielfach zu erheblicher Zeitverzögerung führt. Ist ein Sachbearbeiter im Urlaub, kann diese Verzögerung auch geschäftsschädigend sein.“
Live und praxisorientiert zeigt das VOI-Competence Center Postbearbeitung auf der CeBIT, wie Unternehmen ihre Prozesse rund um die Postbearbeitung optimieren können. Im Showcase „Digitale Postbearbeitung“ werden die einzelnen Schritte, die ein Dokument vom Eingang im Unternehmen bis hin zur Archivierung passiert bzw. die die Ausgangspost anstößt, gezeigt. „Die Dokumente durchlaufen ihre Reise durch das Unternehmen komplett elektronisch, so entstehen keine Wartezeiten“, erläutert Armin Höller, ebenfalls Leiter des zuständigen VOI-Competence Centers. „Sie werden beim Eintreffen in der Poststelle geöffnet und danach gescannt; damit reduzieren sich Wegezeiten, bisher manuelle Bürotätigkeiten wie Ablage oder Suchen nach Dokumenten entfallen weitgehend.“ Ein weiterer Aspekt ist der geringere Platzbedarf für die Archivierung sowie der schnellere Zugriff auf die Dokumente: Steuerrelevante Unterlagen müssen nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) zehn Jahre aufbewahrt werden – da platzt bei papierbasierter Ablage schnell mal der Archivraum aus allen Nähten. Auf eine CD passen zirka 10.000 Dokumente, das entspricht etwa dem Inhalt von 20 herkömmlichen Aktenordnern. Darüber hinaus können Mitarbeiter über Schlüsselwörter direkt vom Arbeitsplatz auf Dokumente zugreifen. Das zeitaufwändige Suchen in meterlangen Aktenregalen entfällt.
