Start : Online Magazin : Archiv : 2003 : Ausgabe Januar/Februar : Wissensmanagement fängt beim Einzelnen an

Wissensmanagement fängt beim Einzelnen an

Von Leonie Walter

Inhaltsübersicht:

• Informationen zusammenführen und strukturieren
• Jeder Einzelne profitiert von gespeicherten Informationen
• Ein Wissenspool für das gesamte Team entsteht
• Fazit und Ausblick

Wenn von Wissensmanagement gesprochen wird, ist zumeist in erster Linie der Zugriff auf das Wissen anderer gemeint. Wichtig ist aber, dass bereits jeder Einzelne seine Informationen so strukturiert, dass er diese im Bedarfsfall selbst wieder findet. Wer dagegen in einem Informations-Chaos lebt, kann anderen kein Wissen zur Verfügung stellen. Dieser pragmatische Ansatz bildet die Basis für das Wissensmanagement-Projekt bei der Masterfoods GmbH, mit dem das Unternehmen das intern vorhandene Know-how systematisch ausschöpfen will. Im Vordergrund steht vor allem die ausführliche Dokumentation von Projekten und anderen Vorgängen.

Informationen zusammenführen und strukturieren

Masterfoods arbeitet bereits seit Anfang 2000 mit der Software IDEA! der Schwalmtaler Sycon GmbH, um die tägliche Datenflut in den Griff zu bekommen. Insbesondere im Bereich der Verpackung war das Daten- und Dokumentenaufkommen durch eine Vielzahl von Konzeptpräsentationen, Versuchsbeschreibungen, Agenden, Berechnungen, E-Mails und anderen Dokumenten so hoch, dass es notwendig erschien, die Informationen in einer geeigneten Weise zusammenzuführen. Das neue Tool wurde zunächst in der Einzelplatz-Version für die Mitarbeiter angeschafft. Mit dieser kann der Anwender sein relevantes Wissen mit Hilfe eines dem Explorer ähnlichen Baums aus Kategorien und Unterkategorien gliedern und strukturieren. Ein wesentlicher Unterschied zum herkömmlichen Explorer ist dabei, dass man nicht nur den Dateinamen zur Verfügung hat, um mögliche Inhalte eines geschlossenen Dokumentes zu erkennen. Hilfreich ist hierbei vor allem ein Bemerkungsfeld sowie ein Editierfeld, in dem zahlreiche weitere Hinweise sowie auch Internet-Links untergebracht werden können. Darüber hinaus lassen sich an einen Eintrag in der Datenbank beliebig viele Dokumente anhängen und kommentieren. Außerdem wird statt des Anhangs lediglich der Verweis auf das Originaldokument in Form eines Pfades abgelegt. Jeder Eintrag kann dabei beliebig oft verschiedenen Kategorien zugewiesen werden, ohne dass eine doppelte Datenhaltung stattfindet.

Mit der Wissensmanagement-Lösung IDEA! kann der Anwender sein relevantes Wissen in einer Datenbank mit Hilfe eines Kategorienbaumes gliedern und strukturieren.

Heute pflegen bei Masterfoods viele Anwender, vornehmlich im Bereich Research & Development, ihre Dokumente, Informationen und E-Mails konsequent in ihre persönliche Datenbank ein. Hierbei haben vor allem die interne Fürsprache, freiwillige Trainings beim Anbieter Sycon und die Vorteile, die sich im täglichen Einsatz gezeigt haben, zu einer Akzeptanz der Lösung geführt. Disziplin ist bei der Pflege der Datenbanken zwar gefragt, aber die große Arbeitserleichterung, etwa die Zeitersparnis beim Suchen und Finden von Dokumenten, spricht für sich. Bei dieser Softwarelösung profitiert der Mitarbeiter bereits vom ersten Eintrag an, denn jede Information, die gespeichert wird, steht dem Anwender immer wieder auf Knopfdruck zur Verfügung.

Die Wissensdatenbank lässt sich auf die vielfältigste Weise nutzen. Für jeden Bedarf kann die Datenbank mit Hilfe von Kategorien unterschiedlich strukturiert werden. So gibt es Mitarbeiter, die ihre Einzelplatzlösung ausschließlich projektbezogen gliedern. Unter einem Projekt befinden sich beispielsweise immer wieder die gleichen Unterkategorien für Lieferanten, Konzepte, Präsentationen und ähnliches. Alternativ dazu kann der Anwender auch Projekte als einzelne Kategorie anlegen und sich zusätzlich zahlreiche übergeordnete Kategorien einrichten, zum Beispiel Ordner für Kommunikation, Innovation, Organisation, Programme und Werkzeuge sowie für Internet-Links.

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Jeder Einzelne profitiert von gespeicherten Informationen

Bereits die Einzelplatzlösung der Idea!-Datenbank macht es den Anwendern leicht, vom Wissen eines anderen zu profitieren: Zusammengehörige Dokumente stehen jeweils auf einen Klick zur Verfügung und lassen sich mit einem einzigen Arbeitsschritt als Extrakt der Datenbank an Kollegen weiterleiten. Auf diese Weise können die Mitarbeiter stets zuverlässiges Expertenwissen und Spezialinformationen zu bestimmten Fachgebieten wie Materialien und Maschinen im Verpackungsbereich abrufen. Auch ein weiterer Vorteil der Lösung wird hierbei geschätzt: Anstelle von mehreren unsortierten Anhängen in einer E-Mail gibt es nur einen Anhang mit allen Informationen, bei dem die einzelnen Dokumente noch einmal zusätzlich dokumentiert und mit Erläuterungen versehen sind. Auf diese Weise bekommt der Anwender tatsächlich bewertete Informationen und damit Wissen zur Verfügung gestellt. Seine eigenen Datensammlungen kann er auf die gleiche Art und Weise ebenfalls weitergeben.

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Ein Wissenspool für das gesamte Team entsteht

Seit einigen Monaten ist bei Masterfoods auch die Teamversion von IDEA! im Einsatz. Hiermit arbeiten derzeit vor allem Studenten und Praktikanten, die ihre gesamten Dokumente, Projekte und Informationen zu Diplomarbeiten in die Wissensmanagement-Datenbank einstellen. Der Vorteil für den Bereich Research & Development: Obwohl die Studenten und Praktikanten regelmäßig nach einigen Monaten wieder wechseln, gehen wichtige Informationen und Arbeiten nicht verloren, sondern stehen den entsprechenden Abteilungen und Arbeitsgruppen nach wie vor zur Verfügung. So entsteht eine Art Wissenspool, eine vollständige Dokumentation für das gesamte Team. Jeder festangestellte Mitarbeiter könnte ohne Weiteres sofort die Betreuung eines Studenten übernehmen, wenn ein Teamkollege ausfällt. Ein Überblick über bisherige Arbeiten, Ergebnisse und Verantwortlichkeiten lässt sich in der Team-Datenbank zu jeder Zeit mit wenigen Klicks verschaffen. Die Bereitschaft zur Nutzung der Datenbank wird von neuen Mitarbeitern in diesen Arbeitsgruppen selbstverständlich vorausgesetzt. Regelmäßige Einträge, die die gesamte Arbeit dokumentieren, sind Pflicht.

Im Gegensatz zur individuell strukturierbaren Datenbank in der Einzelplatzversion ist bei der Teamversion eine feste, selbsterklärende Struktur vorgegeben. In der Startansicht findet der Anwender bereits zahlreiche Kategorien vor, in denen er seine Einträge vornehmen kann. Erst in den entsprechenden Einzeldatenbanken können weitere Kategorien und Unterkategorien von jedem Einzelnen selbst gebildet werden. Zusätzlich zu den projektbezogenen Dokumenten finden sich zu jedem Studenten und Praktikanten Fotos, Kontaktdaten zur jeweiligen Universität und ähnliche Informationen in der Datenbank.

Der Aufwand bei der Pflege der Datenbanken soll sich insgesamt jedoch auf das Nötigste beschränken. Als Faustregel gilt: Eine Neu-Information zu dokumentieren sollte nicht länger als eine Minute dauern, die Suche nach einer Information im eigenen Arbeitsumfeld sollte nach maximal 30 Sekunden abgeschlossen sein. Um die Arbeit mit Idea! für neue Kollegen zu erleichtern, wird Sycon zudem ein Template entwickeln, das dem Anwender eine Hilfestellung bei Neueinträgen gibt. Dadurch lässt sich die Art der Einträge weitgehend standardisieren, was die Arbeit im Team weiter vereinfachen wird.

Auch die Stamm-Mannschaft stellt inzwischen vermehrt Informationen in die Teamversion, um die vielfachen Vorteile zu nutzen. Zuvor profitierten die festangestellten Mitarbeiter vor allem davon, die von den Studenten und Praktikanten erarbeiteten Daten im Zugriff zu haben. Ein Datenbank-Import aus der Privat- in die Teamversion ist für den Einzelnen sehr einfach durchzuführen. Damit auch international zusammen gearbeitet werden kann, ist ein Großteil der Dokumente ohnehin in Englisch gehalten. Auch die Strukturierung der Teamversion wurde in englischer Sprache vorgenommen.

An vielen Dokumenten, die in der Teamversion gespeichert sind, wird über lange Zeiträume hinweg kontinuierlich gearbeitet. Die Datenbank ist damit kein unveränderbares Archiv, sondern ermöglicht ständige Ergänzungen und Änderungen. Zwei Monate nach der Einführung der Teamversion für die Studenten und Praktikanten waren in der Datenbank rund 150 Einträge in 46 übergeordneten Kategorien zu verzeichnen. An den Einträgen hängen zusätzlich noch knapp 400 Attachments.

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Fazit und Ausblick

Der Erfolg der Wissensmanagement-Lösung gibt dem Ansatz von Masterfoods recht: Wer beim Einzelnen beginnt, gewinnt schnell ein ganzes Team für die Dokumentation und Verteilung von Unternehmenswissen. Sukzessive soll IDEA! nun auch in anderen Bereichen des Konzerns eingeführt werden. Die schrittweise Einführung hat sich in jedem Fall ausgezahlt. Mit der Einzelplatzversion konnte jeder Anwender für sich schon einmal ausprobieren, wie er mit der Wissensmanagement-Lösung zurecht kommt. Nun sind die Mitarbeiter gefragt, ihr Wissen mit den Kollegen zu teilen.