Start : Online Magazin : Archiv : 2002 : Ausgabe September/Oktober : Eine gute Idee ist Gold wert

Eine gute Idee ist Gold wert

Von Thorsten Heid

Inhaltsübersicht:

• Beachtliche Einsparpotenziale durch Ideenmanagement
• Von der Zettelbox zur Intranet-Anwendung
• Professionelles Ideenmanagement via Intranet
• Ein Beispiel aus der Praxis
• Handling in mittelständischen Unternehmen
• Professionelles Ideenmanagement einführen
• Checkliste für Unternehmen

Personalprofis und Ideenmanager in den Unternehmen wissen: Betriebliches Vorschlagswesen ist ein probates Mittel zur Kostenersparnis sowie zur Mitarbeitermotivation und Innovationsförderung. Um aus Einfällen praktikable Vorschläge zu entwickeln, bedarf es eines durchdachten Bewertungsworkflows. Das schnellste und effizienteste Ideenmanagement wird heutzutage mit Hilfe intranetbasierter Softwarelösungen erzielt.

Beachtliche Einsparpotenziale durch Ideenmanagement

Gute Mitarbeiterideen sind Gold wert – kein Wunder, dass die meisten Personalabteilungen seit geraumer Zeit mit dem Thema Betriebliches Vorschlagswesen bzw. Ideenmanagement betraut sind. Das Betriebliche Vorschlagswesen selbst existiert bereits seit über 120 Jahren. Was damals als reines Rationalisierungsinstrument gestartet wurde, hat sich bis heute unter dem neuen Begriff Ideenmanagement zu einem komplexen Mittel moderner Personalführung entwickelt.

Die Ergebnisse einer Umfrage des Deutschen Instituts für Betriebswirtschaft (dib e.V.) unterstreichen die Bedeutung des Ideenmanagements zur Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit deutscher Unternehmen. Die 425 teilnehmenden Betriebe aus 17 Branchen gaben für das Jahr 2001 Einsparungen in Höhe von 1,25 Mrd. Euro an. Auch kleine und mittlere Unternehmen nutzen das Ideenmanagement, um Leistungsreserven zu mobilisieren und ein kreatives Arbeitsklima zu fördern; immerhin ein Drittel der an der Umfrage beteiligten Betriebe sind Unternehmen bis 1.000 Mitarbeiter.

Ob in mittelständischen Unternehmen oder Großkonzernen – als Vorschlagswesen wird eine dauerhafte Einrichtung zur Förderung, Begutachtung, Anerkennung und Verwirklichung von Verbesserungsvorschlägen im Unternehmen verstanden. Die Ideenmanager stellen dabei sicher, dass die möglichst präzise beschriebenen Vorschläge in überschaubarer Zeit durch die vorgegebenen Instanzen laufen, bewertet werden und im Erfolgsfall eine nachvollziehbare Prämierung des Ideengebers erfolgt.

Einfaches Beispiel eines möglichen Bewertungsverfahrens

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Von der Zettelbox zur Intranet-Anwendung

Während die Mitarbeitervorschläge früher auf Papier geschrieben und per Eingabe ins System weiterbearbeitet wurden, setzen fortschrittliche Organisationen auf die Online-Abwicklung im Rahmen eines intranetbasierten Ideenmanagements. Die Vorteile sind vielfältig:

• Aufgrund dezentraler Eingabe und Bearbeitung der Ideen via Intranet ergeben sich unmittelbar Material-, Zeit- und Personaleinsparungen.
• Die Bearbeitung und Bewertung der eigenen Verbesserungsvorschläge kann für den/die Ideeneinreicher zu jedem Zeitpunkt transparent nachvollzogen werden.
• Ideen können nicht verloren gehen, da die Eingabe und Weiterleitung jederzeit überprüfbar ist.
• Mehrere Personen bzw. Organisationseinheiten können rollenbezogen parallel Einblick in die Ideen nehmen.
• Es können schnell und unkompliziert Reports in frei definierbaren Berichtszeiträumen abgefragt werden (monatlich, quartalsweise etc.).

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Professionelles Ideenmanagement via Intranet

Die neu entwickelte Software HLP Ideenmanagement des Eschborner IT-Dienstleisters HLP Informationsmanagement GmbH verfügt über alle Voraussetzungen, um professionelles Ideenmanagement durchzuführen. Dabei passt sich das System flexibel an die Bedürfnisse jeder Unternehmensgröße an. Die Bewertung kann von der Kleinstidee (Ministep) bis zur bahnbrechenden Innovation durchgeführt werden. Der Mitarbeiter geht dabei via Intranet in die Anwendung und wird dort mit leicht verständlicher Bedienung (für internationale Unternehmen in beliebig vielen Landessprachen und -währungen) durch die Funktionalität geführt. Ob Einzelidee oder Teaminnovation – die Anwendung lässt einen oder mehrere Mitarbeiter an der Idee partizipieren. Auch über Art und Umfang des Prüfungs-Workflows und der Prämienbewertung hat man sich Gedanken gemacht. Je nach Größe des Unternehmens können beliebig viele Personen bzw. Abteilungen in das Bewertungsverfahren integriert werden: vom einzelnen Juroren bis hin zu Vorgesetzten, Fachbeauftragten, Controllingspezialisten und in ihrer Befugnis unterschiedlichen Prämienkommissionen. Unabhängig, wie umfangreich ein Unternehmen den Bewertungsprozess gestaltet – der Mitarbeiter behält zu jedem Zeitpunkt den Überblick darüber, in welchem Stadium sich seine Idee gerade befindet. Am Ende sieht er transparent, mit welcher Einsparhöhe sein Vorschlag taxiert wird und welche Prämie er dafür erhält.

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Ein Beispiel aus der Praxis

Das Unternehmen mit dem laut dib e.V. besten Ideenmanagement-Verfahren 2001 in Deutschland ist die FAG Kugelfischer Georg Schäfer AG. Der Schweinfurter Wälzlagerhersteller arbeitet seit 1998 mit den intranetbasierten Softwarelösungen von HLP. Seit diesem Zeitpunkt stellen alle Mitarbeiter ihre Ideen in die Intranet-Lösung ein. Die Ideeneinreicher aus der Produktion haben zu diesem Zweck zentrale PCs in die Pausenräume gestellt bekommen. Aus der jahrelangen Erfahrung heraus ergaben sich im vergangenen Jahr neue Anforderungen an das intranetbasierte Ideenmanagement. Neben dem Einsatz einer neuen plattformunabhängigen Technologie (JAVA) wurde Wert auf die Transparenz des Prüfungsworkflows für die Ideeneinreicher gelegt. Darüber hinaus kann das System in beliebig vielen Landessprachen und -währungen aufgesetzt werden und ist so international verwendbar. Wichtig für den Personalbereich der FAG Kugelfischer war auch, das Ideenmanagement reibungslos in die Personal-Backendsysteme (z.B. SAP R/3 HR) zu integrieren.

Das Einsparpotenzial des Schweinfurter Wälzlagerherstellers spricht für sich: In 2001 realisierte die FAG Kugelfischer durch das intranetbasierte Ideenmanagement Einsparungen in Höhe von rund 34 Millionen Euro weltweit und 17 Millionen Euro in Deutschland. Auch die Bearbeitungsquote der Ideenmanager kann sich sehen lassen: Aufgrund der Software konnten die Ideenbearbeiter in Schweinfurt 140.000 eingereichte Verbesserungsvorschläge zeitnah bewerten und im Erfolgsfall auch prämieren.

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Handling in mittelständischen Unternehmen

In der Anschaffung erweist sich das Ideenmanagement-System nicht nur für Großkonzerne, sondern auch für kleine und mittelständische Unternehmen als wirtschaftlich. Aufgrund der eingesetzten auf JAVA basierenden Standardtechnologie kann die Software in jedem Unternehmen problemlos und schnell installiert und der Workflow frei konfiguriert werden. Auch die Preisgestaltung ist für jede Unternehmensgröße interessant: Der Gesamtpreis errechnet sich aus der Anzahl der am Ideenmanagement beteiligten Mitarbeiter – so bleibt die Verhältnismäßigkeit zwischen kleinen und großen Unternehmen erhalten.

Professionelles Ideenmanagement einführen

Wer jetzt auf ein intranetbasiertes Ideenmanagement umrüsten will, sollte sich bei den relevanten Anbietern über Preis, Funktionalität und Flexibilität der Software informieren und die Leistungen gründlich vergleichen. Hilfreich ist, vorab im Detail festzulegen, welche Faktoren für das eigene Unternehmen relevant sind und durch die Anwendung abgebildet werden sollen. Unternehmen, die gerade mit dem Thema Ideenmanagement beginnen, können sich wichtige Informationen und Erkenntnisse bei bereits erfahrenen Organisationen einholen.

Die HLP Informationsmanagement GmbH bietet an, gemeinsam mit der FAG Kugelfischer im Rahmen von individuellen Informationsveranstaltungen über Einsatz und Verfahrensweise des intranetbasierten Ideenmanagements zu informieren.

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Links zum Weiterlesen:

www.dib.de (Deutsches Institut für Betriebswirtschaft)

www.wkr-ev.de (Wuppertaler Kreis e.V.)

www.our-ideas.de (Portal zum Thema Ideenmanagement)