Start : Online Magazin : Archiv : 2002 : Ausgabe August/September : Auf Schatzsuche im Unternehmen

Auf Schatzsuche im Unternehmen

Von Jürgen Bauer

Inhaltsübersicht:

• Der feine Unterschied
• Armes, reiches Unternehmen
• Alles unter einem Dach oder gewusst wie
• Einstellungswandel: Demokratisierung der Informationsstrukturen
• Informationen bitte – und zwar schnell
• Der Quantensprung zum Wissen
• Fazit

Business-Intelligence-Werkzeuge können der Informationsarmut im Unternehmen ein Ende setzen. Mit Reporting- und Analyse-Tools lassen sich aus unstrukturierten Daten wertvolle Informationen gewinnen und unternehmensweit verteilen – eine wichtige Komponente des modernen Wissensmanagements.

Der feine Unterschied

Ein Geschäftsmann fragt einen Management-Guru: "Was macht mein Unternehmen erfolgreich?" Der Guru antwortet: "Informationen." Der Geschäftsmann weiter: "Was muss ich am meisten fürchten?" Und der Guru antwortet: "Daten".

Daten sind die Quelle für Informationen und gleichen oft einem ungehobenen Schatz. Jeder ahnt, dass diese Daten existieren, aber nur wenige wissen, wo sie zu finden sind. Ein Anliegen des modernen Informationsmanagements ist es, die oft beklagte Informationsarmut trotz Datenreichtums zu beseitigen. Informationstechnologien wie Business Intelligence (BI) sind der Schlüssel zur Lösung des Problems, denn sie ermöglichen den Zugriff auf und das Verteilen von Informationen unternehmensweit. BI-Werkzeuge unterstützen Mitarbeiter, die richtigen Daten zu finden, zu kombinieren, zu analysieren und zu interpretieren – kurz: aus Daten Informationen zu machen.

Oft fristen Daten in Aktenordnern oder im Ablagekeller ihr Dasein, schlummern ungenutzt auf Laufwerken oder werden von einem Mitarbeiter sorgsam in einer individuellen Datei gepflegt – ohne Zugang für die Kollegen. Selbst Datenbanken existieren oft unabhängig voneinander, ohne dass die Daten zueinander in Beziehung gesetzt werden. Zweifellos gibt es Daten im Überfluss und es werden ständig mehr. Mit jedem Vorgang vergrößert sich zwar die Datenmenge, nur nimmt das Wissen nicht im gleichen Umfang zu. Einerseits fehlt vielen Mitarbeitern das Bewusstsein, dass diese Daten überhaupt existieren. Anderseits findet kein Informationsaustausch zwischen Abteilungen statt: Das Marketing wacht über die Daten der letzten Werbeaktion, der Vertrieb sitzt auf den Daten über Verkaufsvorgänge und der Kundendienst ist Herr über Kundenverhalten und Produktmängel.

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Armes, reiches Unternehmen

So kommt es nicht von ungefähr, dass in vielen Unternehmen wahre Datenfriedhöfe existieren. Entwicklungen wie beispielsweise Fusionen verstärken diese Tendenz zunehmend. Auch nehmen ausscheidende Mitarbeiter ihren Erfahrungsschatz über Prozesse, Kunden und Projekte aus den Unternehmen unwiderbringlich mit. Erschwerend kommt hinzu, dass die DV-Strukturen in Unternehmen über Jahre oft unstrukturiert gewachsen sind: Verschiedene Betriebssysteme laufen parallel, Dateiformate sind nicht kompatibel und wer was wo speichert, ist oft nicht klar definiert.

Hätte jede Abteilung auf die relevanten Daten der anderen Zugriff, wäre folgendes Problem leicht zu lösen: Ein Produktmanager muss seinem Vorgesetzten möglichst schnell die Verkaufszahlen des letzten Quartals vorlegen. Ohne die Mithilfe der EDV-Abteilung, des Vertriebs und des Marketings kommt er nicht weit. Seine Kollegen haben jedoch keine Zeit und vertrösten ihn auf nächste Woche. Das ist zu spät. Und so bleibt ihm nichts anderes übrig, als auf der Grundlage der alten Zahlen mit der Methode "Pi mal Daumen" die aktuellen Verkaufszahlen hochzurechnen. Die Entscheidungen, die daraus resultieren, können wohl nur mit einer großen Portion Glück zum Erfolg führen. Das Traurige daran ist, dass die notwendigen Daten eigentlich vorhanden sind – der Produktmanager kann sie nur nicht nutzen und zur Grundlage seiner Entscheidung machen.

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Alles unter einem Dach oder gewusst wie

Häufig hat ein Unternehmen viele kleine Datenansammlungen. Um diese zu vereinheitlichen, eignet sich ein so genanntes Data Warehouse. Hier werden Daten aus unterschiedlichen Quellen verschiedener Unternehmensabteilungen in einer Datenbank vereint und kategorisiert. Natürlich müssen die Daten aktualisiert werden, aber prinzipiell wissen die Mitarbeiter, wo sie was finden können.

Mit diesem Datenpool sind die Möglichkeiten noch lange nicht erschöpft, denn Unternehmen können weit mehr als nur Daten sammeln. Unabhängig von einem Data Warehouse kann man intelligente Reporting- und Analyse-Werkzeuge einsetzen, die sich unter dem Begriff Business Intelligence zusammenfassen lassen. Mit einer Business-Intelligence-Lösung gewinnt der Anwender aus Daten konkrete Informationen. So helfen BI-Tools beispielsweise, das Kundenverhalten zu verstehen und Verkaufszahlen zu analysieren. Nebenbei spart man Zeit und Kosten, denn benötigte Informationen sind schnell und problemlos verfügbar und Sonderschichten für mühsam per Hand zusammengestrickte Tabellen entfallen.

Mit Business-Intelligence-Tools lassen sich aus unstrukturierten Daten wertvolle Informationen gewinnen und unternehmensweit verteilen.

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Einstellungswandel: Demokratisierung der Informationsstrukturen

Betrachtet man die Geschichte von Business Intelligence und Knowledge Management, so zeigen sich Parallelen: Seit Mitte der 80er Jahre hat sich die Einstellung und somit auch die Technologie stetig geändert. Früher konnten tatsächlich nur wenige Spezialisten aus IT oder Datenbankverwaltung (eventuell noch aus Buchhaltung und Controlling) Reports erstellen. Sie verfügten über die notwendigen Kenntnisse, Informationen aus Datenbanken zu ziehen. Damit hatten nur wenige Mitarbeiter überhaupt Zugang zu den entsprechenden Informationen. Der Zeitaufwand war enorm, Datenbestände zu durchforsten, die in unterschiedlichen Formaten gespeichert waren, und daraus Berichte zu erstellen. Manchmal ließen sich erforderliche Daten auch gar nicht zusammenführen. So mussten sich Anwender meist mit unzureichenden Reports begnügen oder eventuell lange darauf warten.

Heute sind die Voraussetzungen vorhanden, dass jeder autorisierte Mitarbeiter schnell und einfach bestehende Berichte anfordern und individuelle Auswertungen zusammenstellen kann. Mit den geeigneten BI-Werkzeugen bewältigen Unternehmen die Datenflut und tragen zum internen Wissensmanagement bei. Mitarbeiter können – von jedem Browser aus – auch über mobile Endgeräte Informationen abfragen.

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Informationen bitte – und zwar schnell

Wichtig ist, die richtigen Informationen den richtigen Personen jederzeit zur Verfügung zu stellen und so die Qualität der Entscheidungen zu verbessern. Reporting-Lösungen gewährleisten heute in Echtzeit einen einfachen Zugriff auf Daten gleich welcher Datenquelle – vom Data Warehouse bis hin zur Enterprise-Resource-Planning-Applikation. Alle Mitarbeiter vom Geschäftsführer über den Personalleiter bis hin zum Vertriebsassistenten haben Zugang zu den für sie wichtigen Unternehmensdaten. Ein Mitarbeiter muss nicht zu einem Experten für Datenanalyse werden, um die Informationen zu bekommen, die für seine tägliche Arbeit notwendig sind. Endlich können sich IT-Mitarbeiter in einem Unternehmen auf IT-Probleme konzentrieren und müssen nicht jedes Mal den Informations-Broker spielen, wenn die Vertriebsabteilung einen Bericht mit der Umsatzaufteilung nach Region, Produkt, Kunden und Mitarbeitern benötigt. Auch sind die Zeiten vorbei, in denen der Vertriebsleiter die ganze Abteilung in Aufruhr versetzt, weil er fünf Minuten vor seinem Meeting mit dem Geschäftsführer noch auf den aktuellen Bericht wartet.

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Der Quantensprung zum Wissen

Die Bereitstellung von Wissen an die jeweiligen Nutzer ist die Voraussetzung, dass es effizient genutzt wird. BI-Lösungen sind Bestandteil des heute so heiß gehandelten Wissensmanagements, da sie auch den gezielten Informationsaustausch via Internet über räumliche und zeitliche Grenzen hinweg ermöglichen.

Angenommen, es ist 19:00 Uhr abends in Norddeutschland. Frau Meier benötigt für das spontan einberufene Meeting morgen um 8:30 Uhr dringend einen Bericht über die Entwicklung der Umsatzzahlen im Münchner Raum und einen Umsatzvergleich. Der Kollege aus München hat aber noch eine Woche Urlaub. Was nun?

Mit speziellen Business-Intelligence-Tools können Mitarbeiter unternehmensweit und über alle Ländergrenzen hinweg auf Datenquellen zugreifen. Ein Beispiel hierfür bietet die BI-Lösung Crystal Enterprise des US-amerikanischen Softwareanbieters Crystal Decisions. Mit dem integrierten Reporting-Tool greift Frau Meier auf die gewünschte Datenbank der Münchner Filiale zu. Nach wenigen Klicks ist der Bericht erstellt. Ein weiterer Tastendruck und der Vergleich zwischen den Umsatzzahlen von Süd- und Norddeutschland steht. Frau Meier verschickt nun noch die erstellten Reports an alle Teilnehmer der morgigen Sitzung – zur Vorbereitung.

Vorteil einer guten BI-Lösungen ist, dass unabhängig von Format, Applikation und Betriebssystem Berichte und Analysen generiert und verteilt werden. Unternehmensweit oder auch darüber hinaus beispielsweise an Kunden können Mitarbeiter selbst Berichte über das Intra- oder Internet zur Verfügung stellen. Durch das vollständig webbasierte Crystal Enterprise werden Berichte, die mit Crystal Reports oder Crystal Analysis erstellt wurden, unverzüglich genutzt und sind über alle Unternehmensbereiche hinweg verfügbar. Funktionen, die es zum Beispiel erlauben, unterschiedliche Ansichten beziehungsweise Aggregationsebenen (Drill-Down-Funktion) eines Berichtes zu sehen, bleiben dabei erhalten und erleichtern das Aufnehmen der gesuchten Information.

Heute geht es nicht mehr nur darum, innerhalb eines Unternehmens 50 oder 100 Arbeitsplätze mit Reporting- und Abfrage-Tools auszustatten, sondern über das Web Tausenden von Benutzern den reibungslosen Ablauf ihres Tagesgeschäfts zu erleichtern. Zeitraubende manuelle Auswertungen und deren postalischer Versand haben ein Ende. Das gewünschte Informationspaket wird einfach per Mausklick über das Web an den Empfänger übermittelt.

Oftmals wurden in Unternehmen mühsame und langwierige Projekte erarbeitet, nur um herauszufinden, dass ähnliche Projektdaten bereits vorhanden waren, aber nicht unternehmensweit verteilt wurden. Der Frust und Mehraufwand an Kosten und Zeit kann mit der richtigen Reporting-Lösung vermieden werden. Entscheidend ist, dass Informationen unternehmensweit verteilt werden. Dies bezieht sich sowohl auf strukturierte Daten, wie sie in Datenbanken zu finden sind, als auch auf unstrukturierte Daten aus Intranet-Sites, Microsoft-Word- oder Lotus-Notes-Dokumenten.

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Fazit

Business-Intelligence-Werkzeuge helfen, benötigte Informationen zu gewinnen und bedarfsgerecht verfügbar zu machen. Aber mit IT alleine lässt sich erfolgreiches Wissensmanagement selbstverständlich nicht betreiben. Die Technologie ist hier immer Mittel zum Zweck. Sie kann zwar Daten zur Verfügung stellen, die Suche erleichtern und Informationen verteilen – es liegt jedoch an den Mitarbeitern, Informationen und Wissen zu teilen. Prinzipiell sollte sich eine Unternehmenskultur vom Denken "Wissen ist Macht" verabschieden, dann funktioniert auch das Wissensmanagement.