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Ready for Take-Off – Wissensmanagement einführen mit der K2BE-Roadmap

Von Irene Häntschel und Angelika Mittelmann

Inhaltsübersicht:

• Vom Start zur Landung: Die Prinzipien der K2BE-Roadmap
• Soziale und technische Reife entwickeln
• Gestaltung des Einführungsprozesses
• Fazit

In der voestalpine Stahl GmbH, Linz, wurde vor etwas mehr als zwei Jahren auf Vorstandsebene beschlossen, sich mit Wissensmanagement zu beschäftigen. Als Potenzial von Wissensmanagement wurden die Optimierung der Geschäftsprozesse und die Steigerung der Innovationsfähigkeit – kurz: die Erreichung von Business Excellence – erkannt. Im Folgenden wird geschildert, wie die komplexe Aufgabe der Einführung von Wissensmanagement bei der voestalpine Stahl GmbH mit Hilfe der K2BE-Roadmap gelöst wurde.

Vom Start zur Landung:
Die Prinzipien der K2BE-Roadmap

Die K2BE-Roadmap bedient sich der Begriffswelt der Luftfahrt. Die Namen der fünf Phasen beschreiben bei einem Flug die Vorbereitung des Flugs (Check-In), das Anlassen der Triebwerke (Start-Up), das Rollen des Flugzeugs auf die Startbahn (Line-Up), das Abheben des Flugzeugs (Take-Off) und das Zwischenlanden (Stop-Over, bevor erneut die Triebwerke angelassen werden usw.). Sinngemäß reflektieren diese Aufgaben auch jene bei der Einführung von Wissensmanagement.

Jede Phase ist durch einen Point of Clearance (PoC) von der nachfolgenden Phase getrennt. Der Begriff "Clearance" hat in der Berufswelt der Fluglotsen und Piloten eine besondere Funktion: Die Flugsicherungsstelle, als die zentrale Steuerungsstelle, erteilt damit den Piloten Freigaben für bestimmte Flugphasen.

Die fünf Phasen nach der K2BE-Roadmap

Der K2BE-Roadmap liegen folgende Prinzipien zugrunde:

• Strategieorientierung:
  Die Wissensmanagement-Einführung muss mit den Unternehmenszielen und Wettbewerbsstrategien abgestimmt sein. Nur dann führt Wissensmanagement zu Business Excellence.
• strategiegeleitete Einführung:
  Die Einführung von Wissensmanagement muss strategisch geplant werden. Auf Basis des strategischen Planes kann dann die Umsetzung in (Teil-) Projekten erfolgen.
• Verquickung von Informations- und Lernprozessen:
  Wissensmanagement ist mehr als Informationsmanagement und organisationales Lernen.
• Ganzheitlichkeit:
  Struktur (insbesondere die IT-Infrastruktur, die Organisation des Wissensmanagements und die Integration von Wissensmanagement in die Geschäftsprozesse) und Kultur (insbesondere Verhalten und Werte/Normen) sowie Führungsstile und Anreizsysteme müssen betrachtet und bearbeitet werden.
• Verantwortung der Führungsebene:
  Die Einführung von Wissensmanagement löst geplante Veränderungen im Unternehmen aus. Die Führungsebene muss die Verantwortung sowohl für die Strategieentwicklung als auch für die Strategieumsetzung übernehmen.
• Partizipation und Reflexion:
  Die Einführung von Wissensmanagement braucht die Beteiligung möglichst vieler Mitarbeiter. Der Einführungsprozess muss so gestaltet sein, dass Partizipation und Reflexion auf breiter Basis möglich sind.

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Soziale und technische Reife entwickeln

Ein kontinuierlicher und erfolgreicher Verlauf bei der Einführung von Wissensmanagement ist nur dann zu erwarten, wenn an der Weiterentwicklung der technischen wie auch der sozialen Reife mit gleicher Sorgfalt und Intensität gearbeitet wird:

• Die technische Reife wird bestimmt durch die Qualität der Ergebnisse (Produkte und Prozesse), die Auswahl und Anwendung von Methoden und Werkzeugen zur Umsetzung sowie durch die Nachvollziehbarkeit und Korrektheit der Umsetzung von Veränderungsmaßnahmen.
• Die soziale Reife wird bestimmt durch das Vertrauen in die Veränderungen und die Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Die Freigaben an den PoC sind Ausdruck für das Erreichen einer bestimmten sozialen Reife.

Bei zu geringer sozialer und/oder technischer Reife ist mit Widerstand und Ablehnung im Unternehmen zu rechnen.

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Gestaltung des Einführungsprozesses

Die K2BE-Roadmap gibt dem Einführungsprozess so viel Struktur wie nötig und so wenig wie möglich. In der Projektplanung erfolgt die unternehmensspezifische, situationsabhängige Detaillierung der K2BE-Roadmap.

Check-In

In der Check-In-Phase erfolgt – ausgehend von wahrgenommenen Defiziten und der Idee, dieses Problem mit Wissensmanagement lösen zu können – eine Bewusstseinsbildung bei den Entscheidungsträgern, das Werben für einen ganzheitlichen Systemansatz und für eine Top-Down-Strategie sowie der Aufbau einer Lobby.

In der voestalpine Stahl GmbH wurde nach der Auftragserteilung durch die Vorstandsvorstände (Konzern und GmbH) ein Projektteam gegründet. Dieses erarbeitete auf Basis der K2BE-Roadmap den Projektauftrag im Detail, den der Gesamtvorstand der GmbH am ersten PoC genehmigte.

Start-Up

Anschließend erfolgt beim Start-Up die unternehmensweite und langfristige Gesamtplanung für die Einführung von Wissensmanagement. Das Gesamtkonzept bestimmt Fokus und zeitliche Abfolge der Einführung. Es versucht, Widersprüche aufzudecken und aufzulösen. Es werden die Wissensmanagement-Ziele entwickelt, der Ist-Zustand erhoben und der Handlungsbedarf ermittelt.

In der voestalpine Stahl GmbH wurden durch Firmenbesuche (z.B. bei AVL Graz, Deutsche Bank Frankfurt und McKinsey) Best-Practice-Beispiele gesammelt und analysiert. Mit Hilfe eines Fragebogens und strukturierten Interviews wurde der Ist-Zustand erhoben, welche Anforderungen bzw. Erwartungen es an ein Wissensmanagement gab und welche Projekte bzw. Aktivitäten, die dem Thema Wissensmanagement zugeordnet werden konnten, bereits liefen. Daraus wurden die Handlungsfelder abgeleitet, welche zunächst bearbeitet werden sollten. Es sind dies: Projektdatenbank und -standards, Prozessbeschreibung, Lessons Learned, Wissensnetzwerke, Know-how-Sicherung und IT-Architektur für Wissensmanagement. Am zweiten PoC wurden dem Gesamtvorstand die Ergebnisse der Ist-Zustandserhebung präsentiert und es erfolgte die Zustimmung zu den Handlungsfeldern.

Line-Up

In der Phase Line-Up wird das Gesamtkonzept abhängig von den vorhandenen Ressourcen und der Risikobereitschaft des Unternehmens in Teilschritte untergliedert. Es werden konkrete Maßnahmen entwickelt und ein Projektportfolio erstellt.

In der voestalpine Stahl GmbH wurden zu jedem Handlungsfeld Projektaufträge mit passenden Pilotbereichen definiert und im dritten PoC vom Gesamtvorstand genehmigt.

Take-Off

Beim Take-Off erfolgt die schrittweise Einführung in parallel ablaufenden Projekten. In der voestalpine Stahl GmbH stehen zur Zeit die meisten Projekte kurz vor ihrem Abschluss, eines ist bereits abgeschlossen. Folgende Ergebnisse liegen vor:

• Die Methode des Story Telling wurde zur Sicherung von Erfahrungen aus Großprojekten erfolgreich erprobt.
• Ein Wissensnetzwerk im Bereich Forschung und Entwicklung lebt.
• Ein Werkzeug für Prozessbeschreibungen wurde anhand von Prototypen evaluiert und ausgewählt.
• Der Leitfaden zur Know-how-Sicherung inklusive Checklisten liegt vor.
• Die Projektdatenbank, die als intranetbasiertes Projektmanagement-Unterstützungswerkzeug angelegt ist, ist fertiggestellt.
• Die Soll-IT-Architektur zur Unterstützung von Wissensmanagement ist fertiggestellt. Derzeit wird an einer Marktübersicht von Software-Produkten, die gemäß der Soll-Architektur höchste Priorität haben, gearbeitet.

Stop-Over

In der Stop-Over-Phase erfolgt schließlich die Konsolidierung und Bewertung der bisherigen Wissensmanagement-Aktivitäten. Damit wird die Voraussetzung für den nächsten Zyklus (beginnend mit einer neuen Start-Up-Phase) geschaffen. Die Wissensmanagement-Aktivitäten werden gegebenenfalls fortgesetzt, um den nächsten Reifegrad zu erreichen.

In der voestalpine Stahl GmbH wird derzeit die Projektorganisation zu einer Prozessorganisation umgebaut, um die Institutionalisierung von Wissensmanagement voranzutreiben.

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Fazit

Der Hauptnutzen der K2BE-Roadmap liegt in der Sicherheit, die den Entscheidungsträgern mit dieser Vorgehensweise gegeben wird – sie fühlen sich nicht mehr wie in einem luftleeren Raum. Der Einführungsprozess wird überschaubar und steuerbar. Die K2BE-Roadmap trägt zudem durch die geforderte Arbeit an der sozialen Reife zur Entwicklung einer wissensorientierten Unternehmenskultur bei.

Unsere Erfahrungen zeigen, dass die K2BE-Roadmap nicht nur – wie hier dargestellt – in großen Produktionsunternehmen, sondern auch in kleinen Dienstleistungsunternehmen nutzbringend eingesetzt werden kann.

Anmerkung und Literaturhinweis

K2BE steht für Knowledge Management to Business Excellence und ist eine registrierte Marke der Entwickler der Roadmap: Wolfgang Erhart, Irene Häntschel, Thomas Hahn, Angelika Mittelmann und Steffen Wienerroither (alle Österreich).

Vgl. auch Mittelmann, A. et al.: Holistic Knowledge Management. In: Hofer, Chr./Chroust, G. (Eds.): IDIMT-2001 9th Interdisciplinary Information Management Talks Proceedings. Schriftenreihe Informatik. Band 6, Universitätsverlag Rudolf Trauner: Linz 2001, S. 81-90.