Start : Online Magazin : Archiv : 2002 : Ausgabe Juni/Juli : Wissen muss prozessorientiert organisiert werden

Wissen muss prozessorientiert organisiert werden

Von Klaus J. Schrötter

Inhaltsübersicht:

• Mehrwert Projektmanagement
• Knowledge Workspace als Ergänzung des Intranets
• Komplexe Suchabfragen
• Große Resonanz der Anwender
• Ausblick
• Fazit

Wissen lebt davon, dass es zirkuliert. Der IT-Dienstleister is:energy hat daher bei der Einführung seines Wissensmanagement-Systems vor allem auf dessen Prozessorientierung und kurze Implementierungszeiten geachtet.

Die is:energy GmbH ist der größte IT-Komplettdienstleister für die Energiewirtschaft in Deutschland. Das Gemeinschaftsunternehmen von E.ON Energie und Cap Gemini Ernst & Young entstand aus der Fusion von GEDOS und Synergis. Die rund 1.000 IT-Spezialisten von is:energy betreuen 90 Unternehmen, die über 220 Standorte in ganz Deutschland verteilt sind, vorwiegend aus der E.ON-Energie-Gruppe.

Die is:energy GmbH setzt im Bereich Wissensmanagement mit ihrem Knowledge Workspace (KWS) und Projektinformations-System (PINS) auf Livelink 9.0.0.1 von Open Text auf. Mit KWS und PINS ist is:energy in der Lage, Unternehmenswissen nicht nur zu verwalten, sondern zu verteilen, wiederzuverwenden und weiterzuentwickeln. Der KWS funktioniert als elektronischer Schreibtisch, mit dessen Hilfe die Mitarbeiter alle Arten von dokumentierbarem Wissen erzeugen, speichern und wiederfinden.

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Mehrwert Projektmanagement

Die effiziente Planung, Leitung und Durchführung von Projekten stellt neben dem Fachwissen der Mitarbeiter einen der wichtigsten Erfolgsfaktoren des IT-Dienstleisters dar. Die Komplexität von IT-Projekten und die Vielzahl der Standorte von is:energy und seiner Kunden hat in den letzten Jahren zu einem rasanten Wachstum des E-Mail- und Dokumenten-Aufkommens geführt. Da in einem Projekt eine große Zahl an Dokumenten mit immer neuen Versionen zwischen den Teammitgliedern verteilt und von diesen überarbeitet wird, wuchs das Datenübertragungsvolumen erheblich. Daneben entstand das Problem der Versionierung der Dokumente, damit der Informationsstand innerhalb der Teams gleich gehalten werden konnte. Oft kam es zu Rückfragen und Missverständnissen; häufig mussten die Dokumente mehrmals verschickt werden.

Gravierender noch aber war die Tatsache, dass solche Dokumente nur in den seltensten Fällen mit Metadaten versehen wurden, um sie auch für nachfolgende Projekte verwertbar zu machen. Solche Metadaten reichen von der Bezeichnung des jeweiligen Projekts über Angaben zu Teammitgliedern und Zuständigkeiten bis zur Projektphase, der das entsprechende Dokument zuzuordnen ist. Solche Zusatzinformationen sind notwendig, um auch ohne den Rückgriff auf den Inhalt über die Wiederverwertbarkeit eines Dokuments entscheiden zu können.

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Knowledge Workspace als Ergänzung des Intranets

Der Knowledge Workspace (KWS) ergänzt das schon seit Jahren bestehende Intranet von is:energy um die Komponente des Collaborative Working. Während im Intranet üblicherweise eher statische Informationen hinterlegt sind, bei deren Präsentation großer Wert auf ein einheitliches Corporate Design gelegt wird, schließt der KWS die Lücke hinsichtlich der gemeinsamen Arbeit an projektbezogenen Dokumenten. Bei einem Unternehmen mit rund 1.000 Mitarbeitern ist es fast die Regel, dass die Projektmitglieder an unterschiedlichen Orten ihre Aufgaben erledigen. "Wir brauchten daher eine Lösung, die uns das gemeinsame Arbeiten mit und an Projektdokumenten erlaubte, und zwar möglichst ohne zusätzlichen Aufwand für den Anwender", erläutert Christine Stockheim, Leiterin Project Office bei is:energy.

Neben klassischen Dokumentenmanagement-Funktionen wie Versionskontrolle, mehrstufiges Berechtigungskonzept, Möglichkeit zur personalisierten Anpassung des KWS, Auditing sowie Verknüpfung der Dokumente mit Metainformationen und Metastrukturen und ihre automatische Vererbung sollte die neue Lösung vor allem komplexe Suchabfragen ermöglichen und bereits im Standard Groupware-Elemente wie News Channel, Diskussionsforen und Workflow sowie Viewer für zahlreiche Dateiformate enthalten. Zudem sollte das System ausgereift und leicht an die unternehmensspezifischen Bedürfnisse anpassbar sein. Alle diese Eigenschaften erfüllte das Produkt Livelink der Firma Open Text im Vergleich zu Konkurrenzprodukten am Markt zu einem günstigen Preis-Leistungs-Verhältnis.

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Komplexe Suchabfragen

Um komplexe Suchabfragen zu ermöglichen, wurde in Livelink mit Hilfe von Kategorien eine Metastruktur erstellt, welche die Struktur des von is:energy verwendeten Projektvorgehensmodells widerspiegelt. Die Metainformationen je Projekt werden nur an einer Stelle eingepflegt. Projektdokumente werden in diese Metastruktur eingestellt und erben automatisch alle zugehörigen Metadaten. Die Livelink-Suche ermöglicht damit nicht nur die Abfrage nach Inhaltskriterien, sondern auch nach Metainformationen projektübergreifend und aus dem Projektprozess.

Diese Verknüpfung von Standard-Kategorien aus dem Projektmanagement mit den Such- und Dokumentenmanagement-Funktionen von Livelink ist zwar unternehmensspezifisch für is:energy und trägt den Namen PINS (Projektinformations-System), wurde aber mit dem Livelink-Standard implementiert. Zusätzlich werden derzeit die Funktionen "Diskussionsforen" und "News Channel" genutzt.

Da die Open-Text-Lösung vollständig webbasiert ist und die von is:energy verwendete Oracle-Datenbank unterstützt, konnte das gesamte System in nur drei Monaten implementiert werden. Produktivstart im Unternehmen war der 1. August 2001. Der Livelink-Server in der Version 9.0.0.1 ist auf einem Windows-NT-Server installiert und greift auf die Oracle-Datenbank zu, auf der nicht nur die Metadaten, sondern auch die Dokumente selbst abgelegt sind. Insgesamt waren nur vier Personen am Kernprojektteam beteiligt, davon ein Mitarbeiter von Open Text.

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Große Resonanz der Anwender

Nach nur vier Monaten nutzte bereits ein Viertel aller is:energy-Mitarbeiter das neue System, das mit dem weiterhin gepflegten Intranet verbunden ist. Knowledge Workspace heißt die Livelink-Implementierung bei is:energy, deren Einstiegsmaske die Nutzung aller Funktionalitäten und den Zugang zu den weiteren angeschlossenen Systemen einfach aus einem Standard-Webbrowser heraus ermöglicht.

Einstiegsmaske des Knowledge Workspace

"Der Knowledge Workspace bietet den Vorteil, dass er aus Sicht des Wissensmanagements in der Lage ist, unser Unternehmen in allen Phasen des Wissenszyklus zu unterstützen und die Möglichkeit bietet, mit unseren Ansprüchen zu wachsen. Zudem lernen die Anwender sehr schnell, mit dem System umzugehen und daraus Vorteile zu ziehen", freut sich Bertold Merbald, Knowledge Manager bei is:energy.

Besonders bemerkenswert: Der Knowledge Workspace macht nicht an den Unternehmensgrenzen von is:energy halt. Denn viele Projektmitglieder gehören externen Beratungsunternehmen an. Sie machen mittlerweile etwa zehn Prozent aller KWS-Nutzer aus, die im Augenblick noch über sichere RAS-Verbindungen auf das System zugreifen.

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Ausblick

Im Management spielen Controlling und Berichtswesen eine entscheidende Rolle. Die Erzeugung von Berichten ist jedoch oft sehr aufwendig – unter Umständen müssen Kosten, Fakturadaten, Risk-Management-Daten, Efficiencies, CRM- und andere Informationen aus unterschiedlichen Systemen zusammengetragen und händisch ausgewertet werden. Hinzu kommt, dass Berichte meistens mit Vorlauf erstellt und abgegeben werden müssen, die Aktualität der Daten im Bericht hinkt also hinterher.

is:energy hat deshalb ein Informationsaustausch-System (IAS) auf XML-Basis konzipiert, das aus den Komponenten Business Integration Server der Firma Seeburger AG, XML-Datenbank Tamino der Software AG und dem Livelink-Zusatzmodul SAWDynDoc des Open-Text-Partners SAW System-Analyse Weissenbacher AG besteht. Damit können aus Livelink heraus aktuelle Projektberichte erstellen werden. Klickt der Anwender auf „Aktualisieren", schickt Livelink eine entsprechende Anfrage an das IAS-System, das die Anfrage im Hintergrund aufbereitet und an die betroffenen verbundenen Systeme (z.B. SAP R/3) weitergibt. Die zurückgelieferten Daten werden im IAS aufbereitet, an Livelink übergeben und in ein Livelink-Dokument auf XML-Basis eingestellt. Ein derart generierter Bericht wird automatisch in Livelink versioniert, die Berichtshistorie wird damit nachvollziehbar. Der Vorteil: Der Aufwand für die Berichtserstellung ist minimal und die Berichtsdaten sind immer aktuell, denn ein Bericht lässt sich jederzeit einfach per Mausklick aktualisieren.

"Im Augenblick setzen wir IAS als F&E-Prototyp im eigenen Hause ein. Wenn die Tests erfolgreich verlaufen, werden wir die Lösung zusammen mit unseren Partnern Seeburger AG, Software AG, SAW und Open Text vertreiben", blickt Christine Stockheim in die Zukunft. "Denn mit IAS sind wir im Software-Markt für Controlling und Berichtswesen hervorragend positioniert."

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Fazit

Return on Investment, Implementierungszeiten, Funktionsumfang, Anpassungsaufwand und Prozessorientierung – dies waren für die is:energy GmbH die wichtigsten Kriterien bei der Wahl eines geeigneten Wissensmanagement-Systems. Denn die Wertschöpfung des IT-Dienstleisters liegt in der Effizienz seiner stark wissenslastigen Projekt- und Unternehmensprozesse. Bertold Merbald resümiert deshalb: "In einer Zeit, in der aktuelles und jederzeit ortsunabhängig verfügbares Wissen zu einem entscheidenden Produktionsfaktor wird, sind Collaborative-Workspace-Lösungen auf Web-Basis wie Livelink die ideale Wahl, um ein leistungsfähiges Wissensmanagement-System aufzubauen."